Abtretungserklärung: Wer muss das Original und wer die Kopie aufbewahren?
Einleitung
Die rechtsgültige Übertragung von Aktien in der Schweiz erfordert eine korrekt erstellte Abtretungserklärung oder Zession. Doch welche Partei ist dafür verantwortlich, das Originaldokument aufzubewahren, und wer sollte Kopien besitzen? Diese Frage ist entscheidend, um sowohl die Eigentümerrechte als auch die ordnungsgemässe Führung des Aktienregisters sicherzustellen. In diesem Beitrag erklären wir die Anforderungen an die Aufbewahrung einer Abtretungserklärung in der Schweiz und geben praktische Tipps, wie Sie die Dokumentation effizient und rechtssicher gestalten können.
Inhaltsverzeichnis
- Warum ist die Aufbewahrung einer Abtretungserklärung wichtig?
- Wer muss das Original aufbewahren?
- Wer sollte Kopien der Abtretungserklärung aufbewahren?
- Konsequenzen des Verlusts einer Abtretungserklärung
- Effiziente Lösungen mit Konsento
Warum ist die Aufbewahrung einer Abtretungserklärung wichtig?
Die Abtretungserklärung ist der Nachweis für die rechtsgültige Übertragung des Eigentums an Aktien. Ohne dieses Dokument kann weder die Aktiengesellschaft noch der Erwerber sicherstellen, dass die Eigentumsübertragung rechtlich wirksam ist. Zudem dient die ordnungsgemässe Aufbewahrung dazu, Streitigkeiten zu vermeiden und die Aktionärsrechte wie Stimmrechte oder Dividendenansprüche zu sichern.
Wer sollte das Original aufbewahren?
Das Original der Abtretungserklärung sollte vom Käufer (Zessionar) aufbewahrt werden, denn dieses Dokument ist essenziell, um das Eigentum an den Aktien im Streitfall oder bei einer Transaktion nachzuweisen. Nur mit dem Original kann er seine Rechte als Aktionär vollumfänglich wahrnehmen.
Wer sollte Kopien der Abtretungserklärung aufbewahren?
Der Veräusserer (Zedent)
Eine Kopie der Abtretungserklärung dient dem Veräusserer als Nachweis über den vollzogenen Verkauf. Dies ist insbesondere für steuerliche Zwecke und zur Erklärung vertraglicher Verpflichtungen relevant. Ausserdem besteht für Unternehmen eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht für Belege, die in Zusammenhang mit buchhalterisch relevanten Transaktionen stehen.
Die Aktiengesellschaft
Die Aktiengesellschaft muss ebenfalls eine Kopie der Abtretungserklärung aufbewahren: Das Schweizer Aktienrecht verlangt ausdrücklich, dass die Belege, die einer Eintragung zugrunde liegen, bis zehn Jahren nach der Streichung des Eigentümers oder Nutzniessers aus dem Aktienbuch aufbewahrt werden müssen. Eine fehlerhafte Dokumentation kann weitreichende rechtliche und finanzielle Folgen haben.
Konsequenzen des Verlusts einer Abtretungserklärung
Geht die Abtretungserklärung verloren, kann die Eigentumsübertragung als ungültig angesehen werden. Dies kann dazu führen, dass:
- Aktionärsrechte nicht nachgewiesen werden können,
- Beschlüsse der Generalversammlung anfechtbar sind,
- und Unternehmenstransaktionen erheblich erschwert werden. Eine saubere Dokumentation ist daher unerlässlich.
Effiziente Lösungen mit Konsento
Konsento bietet innovative Lösungen für die Verwaltung Deines Aktienregisters und der dazugehörigen Dokumente.
- Vorlagen für Abtretungserklärungen: Konsento stellt rechtssichere Vorlagen zur Verfügung, die den gesetzlichen Anforderungen in der Schweiz entsprechen.
- Automatische Benachrichtigung: Bei einer Aktienübertragung erinnert Konsento den Unternehmensvertreter daran, eine Abtretungserklärung zu erstellen.
- Dokumentation: Unterschriebene Abtretungserklärungen können in Konsento hochgeladen und automatisch mit dem Veräusserer, dem Erwerber und der Aktiengesellschaft geteilt werden. Dadurch haben alle Beteiligten Zugriff, und die Dokumentation ist jederzeit vollständig.
- Kostenloses Aktienregister: Für Unternehmen mit bis zu 150 Aktionären bietet Konsento ein kostenloses Aktienregister an, das alle wichtigen Funktionen umfasst.
Fazit
Die ordnungsgemässe Aufbewahrung von Abtretungserklärungen ist entscheidend, um Rechtssicherheit und Transparenz bei der Übertragung von Aktien zu gewährleisten. Mit den Lösungen von Konsento können Unternehmen nicht nur ihre Prozesse optimieren, sondern auch rechtliche Risiken minimieren. Probiere unser kostenloses Aktienregister aus und erlebe, wie einfach und effizient die Verwaltung Deiner Aktionärsdaten sein kann!
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