Lückenlose Eigentümerkette mit einem digitalen Aktienregister
Einleitung
Viele nicht börsenkotierte Schweizer Aktiengesellschaften verwalten ihr Aktienregister in Excel oder Word. Diese Dokumente bieten jedoch nur eine Positionssicht auf die Aktionärsstruktur – also eine Momentaufnahme des aktuellen Eigentumsstandes. Damit genügen sie zwar den minimalen rechtlichen Anforderungen, erschweren sich jedoch eine spätere Nachvollziehbarkeit der Eigentumsübertragungen.
Denn was passiert, wenn nachträglich ermittelt werden muss, wer wann welche Aktien von wem übernommen hat? Spätestens bei einer Due Diligence im Rahmen von Finanzierungsrunden, beim Einstieg professioneller Investoren oder beim Verkauf des Unternehmens zeigt sich: Ein lückenloses Transaktionsregister ist unverzichtbar.
Im Folgenden zeigen wir die Gründe dafür auf und wie dieser Herausforderung begegnet werden kann.
Inhaltsverzeichnis
- Warum ein Aktienregister in Excel oder Word nicht ausreicht
- Die Bedeutung eines Transaktionsregisters
- Digitale Lösung mit Konsento: Aktienregister und Transaktionsregister in einem
Warum ein Aktienregister in Excel oder Word nicht ausreicht
Viele Aktiengesellschaften starten mit einer einfachen Excel-Tabelle zur Verwaltung ihres Aktienregisters. Dies scheint anfangs ausreichend, doch sobald es zu mehreren Transaktionen kommt, treten folgende Probleme auf:
- Keine Nachverfolgbarkeit von Transaktionen: Excel oder Word erfassen lediglich den aktuellen Stand, jedoch nicht die Historie von Übertragungen. Letztere muss mühsam aus Streichungen, Neueintragungen, Datumsangaben und Stückzahlen ermittelt werden, was bei einigen wenigen Transaktionen noch funktionieren mag, bei zahlreichen jedoch beinahe ein Ding der Unmöglichkeit ist.
- Fehlende Eigentümerkette: Bei einer Due Diligence oder einem Unternehmenskauf kann nicht zweifelsfrei nachgewiesen werden, wer zu welchem Zeitpunkt Eigentümer der Aktien war.
- Manuelle Fehleranfälligkeit: Aktienübertragungen werden oft nicht oder unvollständig dokumentiert, was bei Prüfungen zu Unsicherheiten führt.
Spätestens wenn Investoren oder Käufer in der Schweiz eine Due Diligence durchführen, stellt sich heraus: Ein unvollständiges Register kann den Transaktionsprozess verlangsamen oder im schlimmsten Fall zu Rechtsunsicherheiten und zu einem Abbruch der Verhandlungen führen.
Die Bedeutung eines Transaktionsregisters
Ein Transaktionsregister ist eine unverzichtbare Ergänzung zum Aktienregister, denn es bietet:
- Chronologische Aufzeichnung aller Übertragungen: Jede Aktienbewegung wird mit Datum, Beteiligten und Umfang der Transaktion dokumentiert.
- Lückenlose Eigentümerkette: Jeder Eigentumsübergang kann nachvollzogen werden – essenziell für Due Diligence, Kapitalerhöhungen und Finanzierungsrunden.
- Rechtskonforme Dokumentation: Die Dokumentation des Verkaufs und der Eigentumsübertragung der Aktien lässt sich mit einem verlässlichen Transaktionsregister logisch verknüpfen. Dadurch lassen sich Mängel oder Formfehler frühzeitig erkennen und bereinigen.
- Exportfähigkeit: Die Aktien-, Transaktions- und Investorenregister von Konsento lassen sich einfach als Excel und PDF exportieren und eignen sich damit hervorragend für weitere Bearbeitungen oder bspw. als Nachweis der Eigentümerstruktur gegenüber Banken.
Digitale Lösung mit Konsento: Aktienregister und Transaktionsregister in einem
Das elektronische Aktienregister von Konsento generiert automatisch ein separates Transaktionsregister, das jede Aktienübertragung lückenlos erfasst.
Zusätzlich bietet Konsento die Möglichkeit, Abtretungserklärungen, Zeichnungsscheine, etc. direkt an die jeweiligen Transaktionen anzuhängen – entweder als Original mit qualifizierter elektronischer Unterschrift oder als Kopie des Originals mit handschriftlicher Unterschrift. Dies ermöglicht den Nachweis der rechtsgültig erfolgten Eigentumsübertragung auch zu einem späteren Zeitpunkt wie bspw. während einer Due Diligence.Darüber hinaus hilft das digitale Register von Konsento dabei, Lücken und Formmängel in der Eigentümerkette zu identifizieren. Falls Unklarheiten auftreten, bietet Konsento Unterstützung durch automatische digitale Bereinigungen oder projektbasierte Bereinigungslösungen gemeinsam mit der Gesellschaft.
Fazit
Ein digitales Aktienregister mit integriertem Transaktionsregister ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit für jede Aktiengesellschaft mit mehreren Transaktionen oder komplexer Aktionärsstruktur. Gerade bei einer Due Diligence im Rahmen von Finanzierungsrunden, Kapitalerhöhungen oder Unternehmenskäufen ist eine lückenlose Eigentümerkette unverzichtbar.
Mit Konsento erhalten Unternehmen eine rechtssichere und vollautomatische Lösung, die Transparenz, Effizienz und Sicherheit in der Aktienverwaltung bietet.
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