Generalversammlungen mit elektronischen Mitteln – was Verwaltungsräte jetzt beachten müssen

Nun ist es endlich so weit: das lang ersehnte revidierte Aktienrecht ist am 1.1.2023 in Kraft getreten und ermöglicht weitere Digitalisierungsschritte in der Verwaltung von Aktiengesellschaften. Zu den wesentlichen Neuerungen gehören unter anderem die Einführung von Generalversammlungen mit elektronischen Mitteln und als spezieller Typus davon die virtuellen Generalversammlungen. 

Diese neuen Formen der Generalversammlung sind an enge rechtliche Voraussetzungen geknüpft, die wir nachfolgend beleuchten möchten. 

GV mit elektronischen Mitteln – die verschiedenen Typen

Unter bestimmten Voraussetzungen können Aktionäre, die nicht am Ort der Generalversammlung anwesend sind, ihre Rechte auf elektronischem Weg ausüben. Die Generalversammlung findet somit physisch an einem bestimmten Ort statt, jedoch können Aktionäre, die nicht am Ort der Generalversammlung anwesend sind, auf elektronischem Wege daran teilnehmen, zum Beispiel über das Internet oder telefonisch. Da ein Teil der Aktionäre physisch und ein Teil der Aktionäre mit elektronischen Mitteln teilnimmt, spricht man bei solchen Generalversammlungen von hybriden Generalversammlungen. 

Eine virtuelle Generalversammlung ist eine Generalversammlung, die vollständig online durchgeführt wird. Dies bedeutet, dass alle Teilnehmer sich über das Internet verbinden und online an der Generalversammlung teilnehmen. 

In beiden Fällen können die Teilnehmer über elektronische Medien an der Generalversammlung teilnehmen und insbesondere ihre Stimme elektronisch ausüben (sog. “direct voting”). Bisher existierte lediglich die Möglichkeit, Instruktionen zuhanden eines Stimmrechtsvertreters elektronisch zu erteilen. 

Die unmittelbare elektronische Teilnahme der Aktionäre ermöglicht diesen eine informiertere Stimmabgabe nach einer in der Generalversammlung geführten Diskussion oder Fragen-und-Antworten-Runde. Dies ist eindeutig als Stärkung der Aktionärsrechte zu bewerten. Die Möglichkeit, unmittelbar einer Generalversammlung beiwohnen und die Stimmabgabe erteilen zu können, ohne Zeit und Weg für die Anreise an eine physische Generalversammlung auf sich nehmen zu müssen, stellt ebenfalls eine Ausweitung der Aktionärsrechte dar und entspricht modernen Arbeits- und Kommunikationsformen.

Gemeinsame Voraussetzungen für die Durchführung von Generalversammlungen mit elektronischen Mitteln

Sowohl bei hybriden als auch virtuellen Generalversammlungen muss der Verwaltungsrat die Verwendung elektronischer Mittel regeln. Dies tut er idealerweise in einem dafür vorgesehenen Reglement. Dabei stellt der Verwaltungsrat sicher, dass 

• die Identität der Teilnehmer feststeht;
• die Voten in der Generalversammlung unmittelbar übertragen werden;
• jeder Teilnehmer Anträge stellen und sich an der Diskussion beteiligen kann;
• das Abstimmungsergebnis nicht verfälscht werden kann.

Besondere Voraussetzungen für hybride Generalversammlungen

Das Gesetz schreibt in Zusammenhang mit hybriden Generalversammlungen lediglich vor, dass der Verwaltungsrat vorsehen kann, dass Aktionäre, die nicht am Ort der Generalversammlung anwesend sind, ihre Rechte auf elektronischem Weg ausüben können. Die Kompetenz für die Durchführung einer virtuellen Generalversammlung liegt somit ausschliesslich beim Verwaltungsrat. 

Besondere Voraussetzungen für virtuelle Generalversammlungen

Im Vergleich mit hybriden Generalversammlungen sind die Anforderungen an die Durchführung von virtuellen Generalversammlungen etwas höher: das Gesetz schreibt eine explizite Statutenbestimmung vor, die den Verwaltungsrat zur Durchführung einer virtuellen Generalversammlung ermächtigt. Dies setzt natürlich voraus, dass die Aktionäre an einer gewöhnlichen physischen oder hybriden Generalversammlung eine diesbezügliche Statutenänderung genehmigen. Bevor also eine erste virtuelle Generalversammlung unter neuem Recht durchgeführt werden kann, muss deshalb mindestens noch einmal eine physische oder hybride durchgeführt werden. 

Sofern die statutarische Grundlage für die Durchführung einer virtuellen Generalversammlung geschaffen ist, muss der Verwaltungsrat in der Einberufung einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter bezeichnen. Dies trägt dem Unmittelbarkeitsprinzip Rechnung: denn auch bei Durchführung einer virtuellen Generalversammlung werden aus terminlichen Gründen kaum alle Aktionäre live teilnehmen können; das Unmittelbarkeitsprinzip untersagt aber die rechtsgültige Stimmabgabe vor der Generalversammlung, weshalb abwesende Aktionäre auch bei einer virtuellen Generalversammlung grundsätzlich durch einen Stimmrechtsvertreter vertreten werden müssen. 

Das neue Aktienrecht erlaubt Aktiengesellschaften, deren Aktien nicht an einer Börse kotiert sind, einen statutarischen Verzicht auf einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter. Auch hierzu ist zunächst ein Beschluss der Generalversammlung notwendig. Der guten Ordnung halber sei hier festgehalten, dass es sich hierbei lediglich um den Verzicht auf die Unabhängigkeit des Stimmrechtsvertreters handelt und nicht um den Verzicht auf den Stimmrechtsvertreter per se. D.h. auch bei Vorliegen einer entsprechenden statutarischen Grundlage muss der Verwaltungsrat sicherstellen, dass Aktionäre, die nicht an der virtuellen Generalversammlung teilnehmen können, durch einen Stimmrechtsvertreter vertreten werden. 

Was nun – nächste Schritte für den Verwaltungsrat 

Verwaltungsräte, die ihre Aktionäre durch den Einsatz von elektronischen Mitteln mehr Flexibilität ermöglichen und stärker in die Entwicklung des Unternehmens einbinden wollen, sollten deshalb die folgenden Schritte in Betracht ziehen: 

1. Erlass eines Reglements für die Verwendung elektronischer Mittel, welches sich dazu äussert, wie die Teilnehmer identifiziert werden, die Voten unmittelbar übertragen, Teilnehmer Anträge stellen und sich an der Diskussion beteiligen können und die Abstimmungsergebnisse nicht verfälscht werden können. 
2. Diese Fragen können eigentlich erst dann konkret und abschliessend beantwortet werden, wenn sich der Verwaltungsrat auch nach geeigneten technischen Mitteln umgesehen hat und deren Spezifikationen in den Erlass seines Reglements einbezieht. 
3. Für die Durchführung einer hybriden Generalversammlung muss der Verwaltungsrat anlässlich einer VR-Sitzung einen formellen Beschluss dafür fassen. 
4. Möchte der Verwaltungsrat in Zukunft rein virtuelle Generalversammlungen durchführen, muss er der Generalversammlung eine diesbezügliche Statutenänderung vorschlagen und beantragen. Diese kann gleichzeitig auch eine Grundlage für den Verzicht auf den unabhängigen Stimmrechtsvertreter vorsehen. Beide Änderungen müssen von einer Urkundsperson öffentlich beurkundet und im Handelsregister eingetragen werden. 

Wie Konsento Sie dabei unterstützt

Konsento ist eine umfassende Plattform für die Digitalisierung aktienrechtlicher Aufgaben von Verwaltungsräten und Unternehmern sowie deren beauftragte Treuhänder, Anwälte, Notare und Revisoren. Unter anderem beinhaltet sie ein Modul für Verwaltungsratssitzungen und Generalversammlungen, welche die Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung von physischen, hybriden und virtuellen Versammlungen ermöglicht. Dieses Modul enthält Traktandenvorlagen für Verwaltungsratssitzungen und Generalversammlungen, deren Formulierung auch Grundlage für allfällige notwendige öffentliche Beurkundungen und Anmeldungen ans Handelsregister sind. Insbesondere stehen den Nutzern von Konsento Vorlagen für den VR-Beschluss zur Durchführung einer Generalversammlung mit elektronischen Mitteln sowie für die GV-Beschlüsse zur Statutenänderung in Zusammenhang mit virtuellen Generalversammlungen und dem Verzicht auf den unabhängigen Stimmrechtsvertreter zu. 

Und schliesslich stellt Konsento registrierten Nutzern eine Vorlage für ein Reglement für die Verwendung elektronischer Mittel zur Verfügung, welches sich insbesondere zur Form der Identifizierung, der Unmittelbarkeit, der Unverfälschbarkeit von Abstimmungsergebnissen und dem Vorgehen bei allfälligen technischen Störungen äussert. 

Konsento führt seit 2020 – damals noch unter dem Covid-19-Regime – hybride und virtuelle Generalversammlungen durch und stellt im Falle von Statutenänderungen Notare zur Verfügung, welche die Beschlüsse online feststellen und anschliessend beurkunden können. 

Buchen Sie noch heute eine unverbindliche Demo und erfahren Sie mehr über hybride und virtuelle Generalversammlungen.  

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