Was ist direkt nach der Kapitalerhöhung zu tun? Nach der Kapitalerhöhung ist vor der Kapitalerhöhung
Durch den Eintrag im Handelsregister wird die Kapitalerhöhung rechtswirksam. Damit steht auch bei einer Barliberierung das einbezahlte Kapital der Gesellschaft für die weitere Nutzung im operativen Geschäft oder für strategische Schritte zur Verfügung. Neue Projekte können gestartet werden mit den zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel.
Zwar meistens nicht mit höchster Dringlichkeit verfolgt, aber nicht minder wichtig ist die zeitnahe Umsetzung des Corporate Housekeeping betreffend Investoren (Aktionäre oder Partizipanten) und Dokumentation. Denn in den meisten Fällen stehen weitere Aufgaben der Gesellschaftsverwaltung schon bald an. Dazu gehören insbesondere Generalversammlungen, Investorenkommunikation, Gespräche mit neuen potentiellen Investoren oder Due Diligence-Phasen. Daher ist es ratsam, gleich nach der Kapitalerhöhung die nachfolgend aufgeführten Vorbereitungsschritte für diese Aufgaben in Angriff zu nehmen.
- Aktualisierung des Aktienregisters
Der Verwaltungsrat trägt die Verantwortung für die korrekte Führung des Aktienregisters bzw. Partizipantenregisters, dabei sind auch die Vinkulierungsbestimmungen in den Statuten zu beachten. Eingetragen werden müssen die Stammdaten der Aktionäre, aber ebenso wichtig sind die Angabe über die wirtschafliche Berechtigung an den Beteiligungspapieren, was in den nächsten Jahren noch mehr in den Fokus rücken wird (hierzu mehr Informationen). Die Angabe der wirtschaftlichen Berechtigung ist eine Pflicht des Aktionärs bzw. des Partizipanten, nichtsdestotrotz muss der Verwaltungsrat sicherstellen, dass Aktionäre, welche ihrer Meldepflicht nicht nachkommen, ihre Rechte nicht ausüben können. Bei Nichteinhaltung der Pflichten drohen den Aktionären bzw. Partizipanten aber auch Verwaltungsräten Bussen von bis zu CHF 10’000.- - Mitteilung über Eintragung der neuen Aktien
Es besteht zwar keine unmittelbare Pflicht, nach der Kapitalerhöhung den (neuen) Aktionären eine Bestätigung über die Eintragung ins Aktienregister oder eine Eigentumsbestätigung zukommen zu lassen, aber bei Wertrechten , d.h. wo keine physischen Aktienurkunden ausgegeben werden, bestehen viele Aktionäre darauf, eine Bestätigung der Gesellschaft über ihre Beteiligung zu erhalten. Diese wird sinnvollerweise individuell ausgestellt und von Zeichnungsberechtigten der Gesellschaft unterschrieben. - Kommunikation an bestehende Aktionäre
Nicht in allen Fällen ist den bestehenden Aktionären bewusst, dass die Kapitalerhöhung der Gesellschaft abgeschlossen wurde. Insbesondere wenn die Kapitalerhöhung mittels Kapitalband oder bedingter Kapitalerhöhung erfolgt, kann die Zeitspanne zwischen dem entsprechenden Generalversammlungsbeschluss und dem Kapitalerhöhungsbeschluss bzw. der Feststellung der Kapitalerhöhung durch den Verwaltungsrat mehrere Jahre betragen. Im Sinne einer guten Investorenkommunikation sollten auch bestehende Investoren über die durchgeführte Kapitalerhöhung und die relevanten Eckwerte orientiert werden. - Ergänzung der Verteiler für künftige Investorenkommunikation
Sind durch die Kapitalerhöhung neue Investoren zur Gesellschaft gestossen, wollen diese auch in die künftige Kommunikation aufgenommen werden. Auch wenn dieser Punkt sehr trivial erscheint, ist dies immer mit administrativen Tätigkeiten in meist unterschiedlichen Tools verbunden. Entsprechende auf die Aktionärsverwaltung ausgerichtete Lösungen wie Konsento ermöglichen es, neue Aktionäre einmal aufzusetzen und danach für alle Kommunikationsevents (bspw. betreffend Geschäftsentwicklung, Einladung zu Generalversammlungen, Ausstellung serieller Steuerbescheinigungen, usw.) die Kontaktdaten vielfach zu nutzen. - Saubere Dokumentation
Nach der Kapitalerhöhung ist vor der Kapitalerhöhung. Insbesondere erfahrene (Serial-)Entrepreneurs wissen, wie wichtig es ist, die vergangenen Transaktionen sauber und vollständig zu dokumentieren. Das heisst beispielsweise, Zeichnungsscheine, Abtretungserklärungen, Kaufverträge, usw. geordnet nach Transaktion und Investor abzulegen und zu archivieren. Konsento bietet diese Möglichkeiten einfach und übersichtlich an. Damit stehen diese Dokumente, aber auch VR- und GV-Protokolle, nicht nur der Gesellschaft und dem Investor zur Verfügung, sondern können auch im Falle einer Due Diligence einfach den künftigen potentiellen Investoren bzw. deren Rechtsvertretern zur Verfügung gestellt werden.
Fazit
Die Wichtigkeit dieser Aufgaben wird kurzfristig meist unterschätzt und zeigt sich erst mittel- bis langfristig. Erfahrene Entrepreneurs legen aber grossen Wert auf die makellose Erledigung dieser Aufgaben, da Zeitaufwand und Kosten bei einer späteren Aufbereitung mit unterschiedlichen Tools und/oder rechtlichem Beistand massiv ansteigen. Konsento bietet eine umfassende Lösung zur einfachen und rechtskonformen Erfüllung der genannten Aufgaben.
Melde Dich für unseren Newsletter an, um über die Unternehmensverwaltung auf dem Laufenden zu bleiben.
Oder folge uns auf Social Media: