Enregistrement en ligne des décisions de l'assemblée générale
La pandémie Covid-19 et les lockdowns et l'obligation de travailler à domicile imposés pour la combattre ont massivement accéléré la numérisation : Les consommateurs ont fait davantage d'achats via des canaux en ligne et les entreprises ont introduit des outils de vidéoconférence et en ligne à grande échelle. En raison de l'interdiction de se réunir, les entreprises ont été contraintes, dans le contexte des assemblées générales, d'exiger des actionnaires qu'ils exercent leurs droits sous forme électronique, en lieu et place de la voie écrite ou de la représentation par un mandataire. Dans ce contexte, les assemblées générales ont été organisées de plus en plus souvent par voie électronique, en plus de la voie écrite, que ce soit par vote électronique direct (direct voting) ou par vote par correspondance (direct voting), comme cela est possible via la plateforme Konsentosoit par vote électronique indirect (indirect voting), dans le cadre duquel un représentant reçoit les instructions des actionnaires par voie électronique.
Dans la mesure où les décisions de l'assemblée générale obtenues par vote électronique entraînent une modification des statuts, elles doivent également faire l'objet d'un acte authentique. Jusqu'à présent, la numérisation s'est toutefois arrêtée aux actes authentiques, car le droit de l'authentification prévoit des exigences minimales pour leur établissement.
Cela implique notamment que l'officier public doit surveiller et comprendre la procédure et le décompte des voix. Si des litiges devaient survenir par la suite, l'officier public doit pouvoir témoigner de manière suffisamment fondée de ses propres perceptions des votes, des propositions, des questions et, en fin de compte, du processus et des résultats du vote. Le principe de l'unité de l'acte en ce qui concerne le temps, le lieu et la procédure est une autre exigence de l'acte authentique. Il est par exemple inadmissible que l'assemblée générale, y compris les votes, se déroule et que le notaire se fasse décrire ultérieurement les événements et les résultats des votes par le président afin de pouvoir les authentifier. Les obstacles formels élevés et l'absence de solutions techniques adéquates exigeaient donc jusqu'à présent la présence physique de l'officier public pendant toute la durée d'une assemblée générale.
Ces deux éléments limitent la flexibilité pour l'organisation d'une assemblée générale et augmentent ses coûts.
Les fonctions de la plateforme Konsento répondent dans leur ensemble aux exigences formelles de l'authentification matérielle des décisions de l'assemblée générale, de sorte que les officiers publics peuvent se faire leur propre idée de la procédure et du décompte des voix encore pendant l'AG. En collaboration avec notre partenaire notaire, nous avons authentifié depuis fin mai 2021 plusieurs décisions d'augmentation de capital et autres modifications des statuts de l'assemblée générale ainsi que des décisions du conseil d'administration auxquelles tous les participants - président de l'assemblée, actionnaires, membres du conseil d'administration ainsi qu'une personne habilitée à dresser des actes authentiques - ont pris part exclusivement en ligne. Dans le cas présent, les décisions correspondantes ont été confirmées par les offices du registre du commerce des cantons de Zurich et de Zoug et inscrites dans les registres du commerce respectifs. Les derniers développements juridiques et pratiques permettent d'espérer que les authentifications à distance avec le contenu informatif de la plate-forme Konsento devraient être réalistes dans d'autres cantons et au-delà de Covid-19.
Les actes authentiques représentent un facteur de coût considérable pour les augmentations de capital et autres décisions de l'assemblée générale et du conseil d'administration nécessitant une authentification. Le site notaires et Notaires de Brand Notaires et Konsento développent ensemble des modèles standardisés et des procédures structurées qui simplifient encore l'acte authentique et notamment sa préparation et contribuent à en réduire substantiellement les coûts.
Les personnes intéressées peuvent nous contacter à hello@konsento.ch sont à votre disposition.