Online Beurkundung von Generalversammlungsbeschlüssen
Die Covid-19 Pandemie und die zu ihrer Bekämpfung verhängten Lockdowns und Home-Office Pflicht haben die Digitalisierung massiv beschleunigt: Konsumenten haben vermehrt über online Kanäle eingekauft, und Unternehmen haben flächendeckend Videokonferenz- und Online-Tools eingeführt. Aufgrund des Versammlungsverbots wurde Unternehmen im Kontext von Generalversammlungen vorgeschrieben, dass Aktionäre ihre Rechte alternativ zum schriftlichen Weg oder zur Vertretung durch einen Stimmrechtsvertreter in elektronischer Form ausüben müssen. Im Zuge dessen wurden Generalversammlungen neben dem Schriftweg vermehrt auch elektronisch durchgeführt, sei es durch direkte elektronische Stimmabgabe (direct voting), wie dies über die Konsento Plattform möglich ist, sei es durch indirekte elektronische Stimmabgabe (indirect voting), bei dem ein Stimmrechtsvertreter auf elektronischem Weg die Instruktionen der Aktionäre erhält.
Sofern Beschlüsse der Generalversammlung, die durch elektronische Stimmabgabe zustande kommen, eine Änderung der Statuten bewirken, müssen auch diese öffentlich beurkundet werden. Bis anhin hat die Digitalisierung jedoch vor öffentlichen Urkunden Halt gemacht, weil das Beurkundungsrecht Mindestanforderungen für deren Erstellung vorsieht.
Dazu gehört insbesondere, dass die Urkundsperson das Verfahren und das Auszählen der Stimmen überwachen und nachvollziehen muss. Sollte es im Nachhinein zu Streitigkeiten kommen, muss die Urkundsperson ihre eigenen Wahrnehmungen über Voten, Anträge, Fragen und letzten Endes Abstimmungsvorgang und -ergebnisse hinreichend substantiiert bezeugen können. Eine weitere Anforderung an die öffentliche Beurkundung ist das Prinzip der Einheit des Aktes hinsichtlich Zeit, Ort und Verfahren. So ist es beispielsweise unzulässig, dass die Generalversammlung einschliesslich Abstimmungen durchgeführt wird und der Notar sich die Geschehnisse und Abstimmungsergebnisse vom Vorsitzenden nachträglich schildern lässt, damit er sie öffentlich beurkunden kann. Die hohen formellen Hürden und das Fehlen adäquater, technischer Lösungen erforderten deshalb bisher die physische Anwesenheit der Urkundsperson während der ganzen Länge einer Generalversammlung.
Beides schränkt die Flexibilität für die Durchführung einer Generalversammlung ein und erhöht deren Kosten.
Die Funktionen der Konsento Plattform erfüllen in ihrer Gesamtheit die formellen Anforderungen an die Sachbeurkundung von Generalversammlungsbeschlüssen, so dass sich Urkundspersonen ein eigenes Bild über das Verfahren und das Auszählen der Stimmen noch während der GV verschaffen können. Gemeinsam mit unserem Partner-Notariat haben wir seit Ende Mai 2021 mehrere Kapitalerhöhungsbeschlüsse und weitere Statutenänderungen der Generalversammlung sowie Verwaltungsratsbeschlüsse öffentlich beurkundet, an der sämtliche Teilnehmer – Versammlungsleiter, Aktionäre, Verwaltungsräte sowie jeweils eine Urkundsperson – ausschliesslich online teilgenommen haben. Die entsprechenden Beschlüsse wurden im vorliegenden Fall von den Handelsregisterämtern der Kantons Zürich und Zug bestätigt und in die jeweiligen Handelsregister eingetragen. Die jüngsten Rechts- und Praxisentwicklungen stimmen zuversichtlich, dass Fernbeurkundungen mit dem Informationsgehalt der Konsento Plattform auch in anderen Kantonen und über Covid-19 hinaus realistisch sein dürften.
Öffentliche Beurkunden sind ein erheblicher Kostenfaktor bei Kapitalerhöhungen und anderen beurkundungspflichtigen Beschlüssen von Generalversammlung und Verwaltungsrat. Die Notare und Notarinnen von Brand Notare und Konsento entwickeln gemeinsam standardisierte Vorlagen und strukturierte Verfahren, welche die öffentliche Beurkundung und insbesondere deren Vorbereitung weiter vereinfachen und dazu beitragen, deren Kosten substantiell zu reduzieren.
Interessenten stehen wir unter hello@konsento.ch gerne zur Verfügung.