Liste de contrôle : Ce dont il faut tenir compte lors de la planification d'une AG

Faits clés

• Préparer suffisamment tôt le rapport de gestion et, si demandé (pas d'opting-out), le rapport de révision.
• Planifier l'AG suffisamment tôt et l'organiser au plus tard 6 mois après la fin de l'exercice (en général jusqu'au 30 juin) (convocation par le conseil d'administration).
• En cas de modifications statutaires prévues (augmentation de capital, changement de domicile, etc.), il faut organiser des textes de statuts et la participation d'un officier public.
• Au plus tard 20 jours avant la date de l'AG, les actionnaires doivent avoir reçu l'invitation à l'AG, y compris l'ordre du jour et les propositions (le cas échéant, avec des annexes).
• L'AG physique, hybride ou virtuelle doit se dérouler avec comptage des voix et établissement d'un procès-verbal.
• Pour toutes les tâches mentionnées (à l'exception du rapport de gestion et du rapport de révision), le logiciel Konsento propose des processus et des modèles simples et guidés qui permettent de réaliser des économies massives de temps et d'argent et de se conformer sans peine à la législation.

1. établir le rapport de gestion et, le cas échéant, le rapport de révision

Après la clôture de l'exercice, les comptes annuels, le rapport annuel et, le cas échéant, les comptes de groupe doivent être établis. Ils doivent être vérifiés par l'organe de révision, à moins que la société anonyme n'ait fait usage de la possibilité de renoncer à l'organe de révision (ce que l'on appelle l'opting-out). Dans ce cas, le rapport de révision correspondant doit également être demandé.

Le conseil d'administration devrait s'intéresser de près au rapport annuel, anticiper les questions éventuelles des actionnaires et préparer les réponses.

2. la décision du conseil d'administration de convoquer l'assemblée générale

Le conseil d'administration est compétent pour convoquer l'assemblée générale. Celui-ci doit décider de la date, du lieu et surtout de l'ordre du jour et des propositions de l'assemblée générale. La loi exige que l'assemblée générale ordinaire se tienne chaque année dans les six mois suivant la fin de l'exercice.

Afin de permettre au plus grand nombre d'actionnaires possible de participer, la date doit être définie et communiquée aux actionnaires le plus tôt possible. Cette étape a lieu avant et indépendamment de l'invitation formelle à l'AG. 

3. organisation de la salle, du contrôle d'accès, du comptage des voix et de l'officier public

Une fois que le conseil d'administration a fixé le lieu, la date et l'heure de l'AG, il faut, pour les assemblées générales physiques ou hybrides, réserver la salle à temps et organiser le contrôle d'accès et le comptage des voix. 

Dans le cas d'assemblées générales virtuelles avec une application adaptée à cet effet, ce travail n'est pas nécessaire puisque l'assemblée se déroule dans un espace virtuel et que le contrôle d'accès et le comptage des voix sont pris en charge par le logiciel. 

Si des modifications des statuts sont proposées à l'assemblée générale, il faut également organiser un officier public. Des solutions logicielles spécialisées dans les assemblées générales le rappellent au conseil d'administration lors de la rédaction des points correspondants de l'ordre du jour.

4. convocation à l'assemblée générale

La convocation à l'assemblée générale peut être envoyée dès que les opérations préparatoires mentionnées ci-dessus sont terminées. 

Selon le droit des sociétés en vigueur, l'invitation doit parvenir aux actionnaires au moins 20 jours avant l'AG. Il est donc recommandé de prévoir suffisamment de temps pour la formulation et l'envoi de l'invitation. De même, il faut absolument tenir compte de la forme d'envoi prévue par les statuts. 

La convocation contient, outre les informations sur le lieu, la date et l'heure de l'assemblée, l'ordre du jour et les propositions du conseil d'administration et, le cas échéant, des actionnaires. Les propositions doivent être formulées de manière claire et compréhensible et, en cas de modification des statuts, sous la forme requise par l'officier public pour l'établissement de l'acte authentique ou par le registre du commerce pour l'inscription. Si des annexes sont disponibles, elles doivent être jointes à la demande correspondante. 

L'organisation de l'AG à l'aide d'un logiciel spécialisé permet d'économiser beaucoup de temps pour la formulation de l'ordre du jour et, le cas échéant, les frais de vérification par un avocat ou un officier public. Si les statuts autorisent la convocation par voie électronique plutôt que par courrier (recommandé), il est possible d'économiser du papier et des frais d'envoi. Cela est particulièrement important pour les sociétés qui comptent de nombreux actionnaires. 

5. procuration pour la représentation à l'assemblée générale

La participation et le vote à l'AG sont des droits inaliénables des actionnaires. Afin de garantir l'exercice de ce droit, même si les actionnaires ne peuvent pas participer eux-mêmes à l'AG, la société doit leur fournir une procuration pour la représentation à l'AG par un représentant ainsi qu'un formulaire d'instructions pour ce dernier. Au moins un des représentants doit être indépendant de la direction et du conseil d'administration. 

Des décisions largement soutenues par la participation du plus grand nombre possible d'actionnaires jouissent d'une grande légitimité, réduisent le risque de désaccords à l'avenir et renforcent la gouvernance d'entreprise de l'entreprise. Le conseil d'administration devrait donc tout mettre en œuvre pour que le plus grand nombre possible d'actionnaires puissent participer à l'AG. Mais comme peu d'actionnaires ont le temps de se rendre au lieu de l'assemblée pendant la journée, le conseil d'administration devrait aussi envisager des formes de participation électronique. Les applications de vidéoconférence permettent aux actionnaires de suivre une AG en temps réel, de poser des questions et de donner leur avis. Des logiciels spécialisés dans les assemblées générales permettent également de voter électroniquement et d'automatiser le décompte des voix après la discussion. Les actionnaires peuvent ainsi se forger une opinion après le traitement d'un point de l'ordre du jour ou, si nécessaire, la modifier jusqu'à la clôture de ce point. La large participation de l'actionnariat et la formation d'une opinion aussi fondée que possible sont des caractéristiques essentielles d'une gouvernance d'entreprise très développée et sont donc dans l'intérêt de la société.   

Si l'assemblée générale ne peut pas avoir lieu physiquement, par exemple en raison d'une nouvelle aggravation de la situation pandémique, il faut informer sur le format de manifestation correspondant (c'est-à-dire virtuel ou hybride). Cela doit avoir lieu au plus tard 4 jours avant la tenue de l'AG.

6. recevoir les instructions de vote

Les instructions de vote renvoyées par les actionnaires doivent être reçues par la société ou le représentant, mais ne peuvent pas être consultées par le conseil d'administration avant l'assemblée afin d'éviter tout conflit d'intérêts et toute tentative d'influence.

7. comptage des voix

Pendant l'assemblée, les actions représentées et les quorums de décision doivent être déterminés, et les résultats des votes et des élections doivent être comptés et consignés. 

Si le vote a lieu par voie électronique, le logiciel se charge de compter et de documenter ces données. 

8e protocole

Pendant l'assemblée, les actions représentées et les quorums de décision doivent être déterminés, et les résultats des votes et des élections doivent être comptés et consignés. 

Actuellement, la publication de ce procès-verbal n'est soumise à aucun délai légal. Cela changera avec la révision du droit des sociétés anonymes qui entrera en vigueur le 1.1.2023 : à partir de cette date, le procès-verbal devra être mis à la disposition des actionnaires dans un délai de 30 jours pour les sociétés anonymes non cotées et même de 15 jours pour les sociétés cotées. Il s'agit d'une obligation particulièrement lourde pour les sociétés anonymes non cotées en bourse, car elles n'ont souvent pas les ressources nécessaires pour rédiger le procès-verbal en plus de leurs tâches quotidiennes.

Lorsque l'assemblée générale se déroule par voie électronique, et en particulier lorsque le vote a lieu par voie électronique, un logiciel moderne peut préparer la rédaction du procès-verbal de manière automatisée et réduire considérablement le temps nécessaire à sa rédaction.  

Si des modifications des statuts ont été décidées, le procès-verbal doit être établi en la forme authentique par un officier public.

9. inscriptions et modifications au registre du commerce

Si des mutations de personnel ou des modifications de statuts doivent être inscrites au registre du commerce, l'inscription devrait être effectuée rapidement. Cette tâche peut être confiée soit à l'officier public, soit à une plateforme informatique appropriée.

Conclusion

Lors de l'organisation et de la tenue d'une assemblée générale, le conseil d'administration doit respecter de nombreuses exigences formelles et juridiques. Le temps qu'il doit consacrer à la préparation de l'AG dans l'intérêt de son bon déroulement est considérable. Si des modifications des statuts sont décidées, des frais juridiques considérables s'ajoutent pour la formulation des points à l'ordre du jour et des textes des statuts correspondants. Le logiciel LegalTech de Konsento simplifie considérablement l'organisation et la tenue des assemblées générales grâce à des processus guidés et à un savoir-faire juridique intégré : les modèles d'ordre du jour de l'AG, l'envoi automatisé des convocations aux actionnaires, aux personnes habilitées à dresser des actes authentiques et aux représentants des droits de vote réduisent à quelques minutes le temps nécessaire à l'organisation de l'AG. Et avec l'inscription électronique, l'instruction du mandataire et le vote ainsi que la création automatisée de projets de procès-verbaux, l'AG se déroule en un tour de main. Nous nous ferons un plaisir de te présenter notre solution lors d'un entretien personnel..