Combien de canaux de vote ont les assemblées générales numériques ?
Résumé
- Les assemblées générales sont soumises à des exigences juridiques strictes. Cela vaut en particulier pour l'utilisation de moyens électroniques lors d'assemblées générales virtuelles et hybrides.
- Les obstacles formels sont plus importants pour les assemblées générales purement virtuelles que pour les assemblées générales hybrides, raison pour laquelle les assemblées générales virtuelles ne représenteront qu'une part infime de toutes les assemblées générales organisées, du moins dans les 1 à 2 prochaines années.
- En outre, les principes du droit des sociétés anonymes, tels que le principe d'immédiateté, restent valables pour ces nouvelles formes d'AG.
- En outre, l'utilisation de moyens électroniques ne doit pas désavantager certains actionnaires en raison du principe d'égalité de traitement et des droits inaliénables des actionnaires.
- Il en résulte, même en cas d'utilisation de moyens électroniques, au moins deux et même jusqu'à cinq canaux de vote différents pour les assemblées générales hybrides, qui doivent être pris en compte pour la légalité des décisions de l'AG.
- Du point de vue des administrateurs, des actionnaires et des officiers publics, il est essentiel que ces exigences complexes soient mises en œuvre par des processus conviviaux, intuitifs et bien coordonnés.
Les AG en ligne en tant que plates-formes de collaboration numérique avec différents groupes d'utilisateurs et différentes tâches
Depuis la pandémie du Covid-19, la numérisation progresse à un rythme accéléré et touche tous les domaines de la vie. L'une des tendances de la numérisation est la mise en place de plateformes de collaboration basées sur le cloud, qui permettent à différents utilisateurs ayant des tâches différentes de collaborer. Les assemblées générales, auxquelles participent les membres du conseil d'administration, les actionnaires, les représentants des droits de vote et, selon l'objet des négociations, les notaires, les fiduciaires et les réviseurs, constituent une forme particulière de collaboration entre les différentes parties prenantes. Depuis le 1er janvier 2023, le droit suisse des sociétés anonymes prévoit de nouvelles règles pour les assemblées générales virtuelles et hybrides, qui constituent la base juridique pour l'utilisation de plateformes de collaboration spécialement conçues à cet effet, appelées "assemblées générales avec des moyens techniques" dans le jargon juridique.
De telles plateformes doivent tenir compte des exigences des différents groupes d'utilisateurs et leur permettre, selon le cas, d'accomplir les tâches qui leur sont confiées par la loi ou par contrat ou d'exercer leurs droits légaux. Pour éviter que les décisions ne soient contestées, il convient de respecter le cadre légal très strict. La barre est particulièrement haute pour les décisions de modification des statuts, car elles doivent être authentifiées par un officier public et notifiées au registre du commerce pour inscription.
Au final, cela signifie qu'une entreprise doit laisser plusieurs canaux de vote ouverts à ses actionnaires, y compris des canaux analogiques, même lors d'une AG numérique. Mais reprenons les choses dans l'ordre :
Les AG en ligne et leurs conditions légales
En ce qui concerne les AG numériques, il convient tout d'abord de faire la distinction entre les AG purement virtuelles d'une part et les AG hybrides d'autre part. Les assemblées générales purement virtuelles n'ont pas de lieu de réunion physique et se déroulent exclusivement en ligne. En revanche, les AG hybrides ont un lieu de réunion physique et permettent aux actionnaires qui ne sont pas physiquement présents de participer et d'intervenir via des canaux en ligne.
Depuis le 1er janvier 2023, les assemblées générales ne peuvent être organisées de manière purement virtuelle que si les statuts de la société concernée le prévoient explicitement. Si une société anonyme organise des assemblées générales purement virtuelles sans base statutaire, les décisions ainsi prises ne sont pas valables. Pour que la société puisse créer dans ses statuts la base pour des assemblées générales virtuelles, elle doit donc d'abord encore organiser au moins une assemblée générale physique ou au moins hybride. En conséquence, cela signifie que les assemblées générales purement virtuelles seront l'exception absolue au cours des un à deux prochains ans.
Les assemblées générales peuvent être organisées de manière hybride si le conseil d'administration de la société décide d'utiliser des moyens électroniques. Une modification des statuts n'est pas nécessaire.
Toutefois, que ce soit pour les AG virtuelles ou hybrides, le conseil d'administration doit définir l'utilisation des moyens électroniques dans un règlement.
Pas de vote préalable sans procuration !
Le principe d'immédiateté continue de s'appliquer tant aux assemblées générales virtuelles qu'aux assemblées générales hybrides. Formulé de manière quelque peu simplifiée, cela signifie que les actionnaires qui, pour des raisons de calendrier, ne peuvent pas participer à l'assemblée générale en personne ou par voie électronique, doivent instruire un représentant pour pouvoir voter et élire valablement. Un vote direct préalable sans instruction du mandataire ne sera selon toute vraisemblance pas accepté par les officiers publics et les registres du commerce.
L'expérience montre qu'à chaque assemblée générale, il y a toujours des actionnaires qui n'instruisent pas le représentant par voie électronique, bien que les moyens techniques nécessaires existent, et qui lui envoient à la place une instruction sur papier.
L'expérience montre qu'il existe toujours des actionnaires votant de manière traditionnelle, même lors des assemblées présentielles ou sur le lieu physique de l'assemblée lors des AG hybrides : même si des moyens électroniques pourraient être utilisés pour voter sur place, certains actionnaires préfèrent toujours voter à main levée.
En raison du principe d'égalité de traitement et des droits de participation inaliénables, les actionnaires ne doivent pas être désavantagés par l'utilisation de moyens électroniques, raison pour laquelle des formes de vote et d'instruction analogues doivent également être mises à disposition dans les assemblées générales hybrides modernes en cas de besoin.
Les canaux de vote traditionnels dans les AG en ligne modernes
Au final, les assemblées générales purement virtuelles donnent lieu à au moins deux canaux de vote :
- en ligne pendant l'AG
- instruction électronique du mandataire
En revanche, dans le cas des assemblées générales hybrides, il peut y avoir jusqu'à cinq canaux de vote différents :
- instruction électronique du mandataire
- instruction analogue du mandataire
- en ligne pendant l'AG
- moyens électroniques de la procuration
- Levée des mains et moyens électroniques du secrétaire du CA dans la salle, qui recueille ces votes.
Cela représente un défi non seulement pour le conseil d'administration et le représentant des droits de vote, mais aussi pour le fournisseur de moyens électroniques. En effet, ce dernier doit tenir compte de toutes les formes et de tous les canaux de vote réellement utilisés par les actionnaires et les représentants dans l'intérêt de la légalité de la prise de décision et rassembler les votes dans un pool afin de permettre le décompte des résultats.
Il vaut la peine de miser sur une solution sophistiquée
Toutefois, la mise à disposition d'une fonction de vote unique permettant de voter directement avant et pendant l'AG ne suffira pas à satisfaire aux exigences légales. Pas même dans le cas d'une AG purement virtuelle.
Dans l'intérêt d'un taux de participation plus élevé, de décisions de société plus diversifiées et donc d'une gouvernance d'entreprise forte, l'introduction d'assemblées générales avec des moyens techniques vaut toujours la peine pour une entreprise. Il convient toutefois de tenir compte des préférences de vote des actionnaires et des exigences légales relatives à la légalité des décisions de l'AG.
Konsento a développé des processus et des moyens électroniques sophistiqués en accordant une grande importance à la simplicité et à l'intuitivité de l'utilisation, afin de soutenir au mieux le conseil d'administration, les actionnaires et les officiers publics. Le logiciel basé sur le web a été testé dans la pratique lors de nombreuses assemblées générales et réunions du conseil d'administration et fournit une base solide pour l'authentification des décisions prises à cette occasion par des officiers publics qui participent également en ligne.
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