L'importance de la déclaration des ayants droit économiques des actions : un aperçu pour les conseils d'administration - Partie 1 : Obligations au sein de la SA
Dans le paysage entrepreneurial actuel, les conseils d'administration des sociétés anonymes sont de plus en plus confrontés à des exigences réglementaires complexes. L'une de ces exigences concerne les obligations liées aux ayants droit économiques des actions. Ces obligations ont deux conséquences pour les conseils d'administration : d'une part, il s'agit des responsabilités lors de la mise en œuvre au sein de la société anonyme elle-même. D'autre part, les relations d'affaires de la SA avec les banques entraînent également des obligations d'information et de communication que les personnes habilitées à représenter la SA - dans les PME, il s'agit donc en premier lieu des membres du conseil d'administration - doivent remplir consciencieusement et correctement.
Dans une série de blogs, nous mettons en lumière les obligations liées à l'ayant droit économique des actions, qui s'appliquent au sein de la société anonyme et vis-à-vis des banques. Nous nous risquons en outre à envisager les développements futurs possibles de la transparence des personnes morales et de l'ayant droit économique.
En tant que première partie de cette série, le présent article de blog vise à donner un aperçu des Obligations au sein de la société anonyme de transmettre.
Partie du cadre réglementaire de la lutte contre le blanchiment d'argent
Les règles présentées ici concernant la déclaration et la documentation de l'ayant droit économique au sein de la SA sont ancrées dans le Code des obligations et font partie intégrante de l'arsenal légal de lutte contre le blanchiment d'argent. Les clarifications et la documentation basées sur ces règles constituent la base de déclarations plus approfondies aux banques et autres intermédiaires financiers, que nous aborderons dans le prochain article de blog de cette série.
Déclaration de l'ayant droit économique lors de l'acquisition d'actions
Dès qu'un actionnaire acquiert, seul ou de concert avec des tiers, des actions d'une société non cotée en bourse et atteint ou dépasse le seuil de 25% du capital-actions ou des droits de vote, une obligation de déclaration importante entre en jeu : dans un délai d'un mois, l'actionnaire doit communiquer à la société le prénom, le nom et l'adresse de la personne physique pour laquelle il agit en fin de compte - ce qu'on appelle l'ayant droit économique.
Si l'actionnaire est une personne morale ou une société de personnes, toute personne physique qui contrôle l'actionnaire doit être déclarée comme ayant droit économique. Cette règle étant nettement plus complexe qu'il n'y paraît à première vue, nous lui consacrerons un article de blog séparé.
Tout changement de prénom, de nom ou d'adresse de l'ayant droit économique doit être communiqué par l'actionnaire à la société dans un délai de trois mois.
La valeur seuil de 25%
A première vue, un seuil de 25% semble très élevé et difficilement atteignable, notamment pour les sociétés anonymes comptant plus d'une poignée d'actionnaires. Il faut cependant tenir compte du fait qu'un "accord commun" existe déjà lorsque les fondateurs ou les entrepreneurs poursuivent les mêmes objectifs entrepreneuriaux, que les actionnaires ont adhéré à un pacte d'actionnaires commun ou qu'ils sont regroupés dans un syndicat d'investisseurs. En conséquence, les actionnaires peuvent être amenés à déclarer des ayants droit économiques divergents même s'ils détiennent nettement moins de 25% des droits de participation ou de vote de la société.
Exceptions à l'obligation de déclaration
Il existe toutefois des exceptions à cette obligation de déclaration. Si les actions ont la forme de titres intermédiés et sont déposées auprès d'un dépositaire en Suisse ou inscrites au registre principal, il n'est pas nécessaire de les déclarer. Dans ce cas, l'ayant droit économique des actions est directement établi par la banque qui gère le compte de dépôt sur lequel les actions en question sont inscrites.
Liste des ayants droit économiques
La société est tenue de tenir un registre des ayants droit économiques qui lui ont été annoncés. Ce registre doit contenir le prénom, le nom et l'adresse des personnes concernées et doit être tenu en plus du registre des actions. Il est essentiel que ce registre soit correctement tenu à jour, car les pièces justificatives correspondantes, sur lesquelles se fonde une déclaration, doivent être conservées pendant dix ans, même après la radiation de la personne du registre. En outre, le registre doit être tenu de telle sorte qu'il soit possible d'y accéder à tout moment en Suisse.
Conséquences du non-respect des obligations de déclaration - pour l'actionnaire
Le non-respect des obligations de déclaration entraîne des conséquences sensibles et a notamment des répercussions directes sur les droits de l'actionnaire : tant qu'un actionnaire ne respecte pas ses obligations de déclaration, les droits de membre liés aux actions sont suspendus. Cela signifie que l'actionnaire ne peut pas exercer ses droits de vote à l'assemblée générale tant qu'il n'a pas communiqué à la société l'ayant droit économique de ses actions.
Les droits patrimoniaux sont également concernés : Ceux-ci ne peuvent également être invoqués que lorsque l'actionnaire a rempli ses obligations de déclaration. Si l'actionnaire ne remplit pas son obligation de déclaration dans le mois qui suit l'acquisition des actions, ses droits patrimoniaux, notamment ses droits aux dividendes, sont perdus. Toutefois, s'il déclare l'ayant droit économique ultérieurement, il peut faire valoir les droits patrimoniaux nés à partir de ce moment.
Les actionnaires qui, intentionnellement, ne respectent pas leurs obligations de déclaration et fournissent intentionnellement de fausses informations sont passibles d'une amende de 10 000 CHF maximum.
Conséquences en cas de non-respect - pour la société et le conseil d'administration
Le conseil d'administration a la responsabilité de veiller à ce qu'aucun actionnaire n'exerce ses droits en violation des obligations de déclaration.
La tenue incorrecte du registre des actions ou de la liste des ayants droit économiques annoncés constitue un défaut d'organisation de la société. En présence d'un tel défaut, tout actionnaire, créancier ou préposé au registre du commerce peut requérir du juge qu'il ordonne les mesures correctives nécessaires. Une faute intentionnelle dans la tenue du registre des actions ou de la liste des ayants droit économiques, ainsi que la violation des obligations de droit des sociétés qui y sont liées, peuvent être sanctionnées par une amende pouvant aller jusqu'à CHF 10'000. Dans ce contexte, la responsabilité des manquements aux obligations d'une personne morale est imputée aux membres du conseil d'administration en tant que personnes physiques responsables.
Conclusion
Il est essentiel que les conseils d'administration soient conscients des obligations de déclaration relatives aux ayants droit économiques et s'assurent qu'elles sont correctement appliquées au sein de la société. En particulier, le conseil d'administration doit s'assurer que le registre des ayants droit économiques consolide tous les actionnaires regroupés, par exemple, par le biais d'un pacte d'actionnaires ou d'un pool d'investisseurs, en gardant à l'esprit le seuil de 25%. Dans ce registre, ce ne sont pas seulement les ayants droit économiques divergents déclarés par les actionnaires qui doivent être enregistrés, mais tous les actionnaires. Nous expliquerons pourquoi dans le prochain article de cette série.
Dans le cas d'actionnaires qui ne peuvent manifestement pas être eux-mêmes des ayants droit économiques (p. ex. des sociétés anonymes ou d'autres personnes morales), les données des ayants droit économiques différents doivent être saisies dans le registre.
Le non-respect de ces obligations peut non seulement entraîner des conséquences juridiques, mais aussi compromettre la confiance dans l'intégrité de la société. En surveillant et en respectant de manière proactive les exigences légales, les conseils d'administration peuvent contribuer à assurer la stabilité et le succès à long terme de leur société.
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