Wie viele Abstimmungskanäle haben digitale Generalversammlungen?

Zusammenfassung

• Für Generalversammlungen gelten strenge rechtliche Anforderungen. Dies gilt insbesondere auch für den Einsatz von elektronischen Mitteln bei virtuellen und hybriden Generalversammlungen.
• Für rein virtuelle Generalversammlungen gelten höhere formale Hürden als für hybride Generalversammlungen, weshalb virtuelle Generalversammlungen mindestens in den nächsten 1-2 Jahre einen verschwindend kleinen Anteil an allen durchgeführten Generalversammlungen ausmachen werden.
• Ferner behalten aktienrechtliche Prinzipien wie das Unmittelbarkeitsprinzip auch bei diesen neuen GV-Formen ihre Gültigkeit.
• Ausserdem dürfen einzelne Aktionäre durch den Einsatz von elektronischen Mitteln aufgrund des Gleichbehandlungsgebots und der unentziehbaren Aktionärsrechte nicht benachteiligt werden.
• Aus diesen Rahmenbedingungen ergeben sich auch bei Verwendung von elektronischen Hilfsmitteln mind. zwei und bei hybriden Generalversammlungen sogar bis zu fünf verschiedene Abstimmungskanäle, welche für die Rechtmässigkeit von GV-Beschlüssen beachtet werden müssen.
• Aus Sicht von Verwaltungsrät:innen, Aktionär:innen und Urkundspersonen ist es entscheidend, dass diese komplexen Anforderungen mit benutzerfreundlichen, intuitiven und gut aufeinander abgestimmten Prozessen umgesetzt werden.

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Online GVs als digitale Kollaborationsplattformen mit verschiedenen Nutzergruppen und Aufgaben

Seit der Covid-19-Pandemie schreitet die Digitalisierung im Schnellzugstempo voran und erfasst sämtliche Lebensbereiche. Einer dieser Digitalisierungstrends sind cloudbasierte Kollaborationsplattformen, die verschiedenen Nutzer mit unterschiedlichen Aufgaben die Zusammenarbeit ermöglichen. Eine besondere Form der Kollaboration unterschiedlicher Stakeholder sind Generalversammlungen, an denen Verwaltungsrät:innen, Aktionär:innen, Stimmrechtsvertreter:innen und je nach Verhandlungsgegenstand auch Notar:innen, Treuhänder:innen und Revisor:innen teilnehmen. Seit dem 1. Januar 2023 gelten im Schweizer Aktienrecht neue Regeln für virtuelle und hybride Generalversammlungen, welche die Rechtsgrundlage für den Einsatz von besonders dafür entwickelten Kollaborationsplattformen darstellt, im juristischen Jargon «Generalversammlungen mit technischen Mitteln» genannt.

Solche Plattformen müssen den Anforderungen der unterschiedlichen Nutzergruppen Rechnung tragen und ihnen je nach dem die Erledigung der gesetzlich bzw. vertraglich übertragenen Aufgaben oder die Wahrnehmung ihrer gesetzlichen Rechte ermöglichen. Um die Anfechtbarkeit von Beschlüssen zu vermeiden muss der eng gesteckte gesetzliche Rahmen eingehalten werden. Besonders hoch ist die Messlatte bei Beschlüssen über Statutenänderung, weil sie von einer Urkundsperson öffentlich beurkundet und dem Handelsregister zur Eintragung angemeldet werden müssen.

Im Ergebnis führt dies dazu, dass ein Unternehmen seinen Aktionär:innen auch bei digitalen GVs mehrere Abstimmungskanäle, darunter auch analoge, offen halten muss. Aber der Reihe nach: 

Online GVs und ihre rechtlichen Voraussetzungen

Bei digitalen GVs ist zunächst nach den rein virtuellen einerseits und den hybriden andererseits zu unterscheiden. Rein virtuelle Generalversammlungen haben keinen physischen Versammlungsort und finden ausschliesslich online statt. Demgegenüber haben hybride GVs einen physischen Versammlungsort und erlauben den nicht physisch anwesenden Aktionär:innen zusätzlich die Teilnahme und Mitwirkung über online Kanäle. 

Generalversammlungen dürfen seit dem 1. Januar 2023 nur noch dann rein virtuell durchgeführt werden, wenn die Statuten der betreffenden Gesellschaft dies explizit vorsehen. Führt eine Aktiengesellschaft rein virtuelle Generalversammlungen ohne statutarische Grundlage durch, sind die so gefassten Beschlüsse ungültig. Damit die Gesellschaft in ihren Statuten die Grundlage für virtuelle Generalversammlungen schaffen kann, muss sie deshalb zunächst noch mindestens eine physische oder zumindest hybride Generalversammlung durchführen. In der Konsequenz bedeutet dies, dass rein virtuelle Generalversammlungen in den nächsten ein bis zwei Jahren die absolute Ausnahme darstellen werden. 

Generalversammlungen können hybrid durchgeführt werden, wenn der Verwaltungsrat der Gesellschaft die Verwendung von elektronischen Mitteln beschliesst. Eine Statutenänderung ist nicht notwendig. 

Jedoch muss der Verwaltungsrat sowohl bei virtuellen als auch bei hybriden GVs die Verwendung elektronischer Mittel in einem Reglement regeln.

Keine vorgängige Abstimmung ohne Stimmrechtsvertreter!

Sowohl bei virtuellen als auch bei hybriden Generalversammlungen gilt weiterhin das Unmittelbarkeitsprinzip. Etwas vereinfacht formuliert bedeutet dies im Ergebnis, dass Aktionär:innen, die aus terminlichen Gründen weder persönlich noch elektronisch an der Generalversammlung teilnehmen können, einen Stimmrechtsvertreter instruieren müssen, um rechtsgültig abstimmen und wählen zu können. Eine direkte vorgängige Stimmabgabe ohne Instruktion des Stimmrechtsvertreters wird jedoch aller Wahrscheinlichkeit nach von den Urkundspersonen und Handelsregistern nicht akzeptiert werden. 

Erfahrungsgemäss gibt es bei jeder Generalversammlung auch immer wieder Aktionär:innen, die den Stimmrechtsvertreter nicht elektronisch instruieren, obwohl die dafür erforderlichen technischen Mittel bestehen, und ihm stattdessen eine Instruktion auf Papier zusenden. 

Traditionell abstimmende Aktionär:innen gibt es erfahrungsgemäss auch bei den Präsenzversammlungen bzw. am physischen Versammlungsort bei hybriden GVs immer noch: auch wenn elektronische Mittel für Abstimmungen vor Ort eingesetzt werden könnten, ziehen es einzelne Aktionär:innen immer noch vor, per Handheben abzustimmen. 

Aufgrund des Gleichbehandlungsgebots und der unentziehbaren Mitwirkungsrechte dürfen Aktionär:innen durch den Einsatz von elektronischen Mitteln nicht benachteiligt werden, weshalb analoge Abstimmungs- und Instruktionsformen auch bei modernen, hybriden Generalversammlungen bei entsprechendem Bedarf bereitgestellt werden müssen.  

Traditionelle Abstimmungskanäle in modernen online GVs

Im Ergebnis führen rein virtuelle Generalversammlungen zu mindestens zwei Abstimmungskanälen: 

• live online während der GV 
• elektronische Instruktion des Stimmrechtsvertreters 

Bei hybriden Generalversammlungen hingegen können bis zu fünf verschiedene Abstimmungskanäle anfallen: 

• elektronische Instruktion des Stimmrechtsvertreters 
• analoge Instruktion des Stimmrechtsvertreters
• live online während der GV
• elektronische Mittel des Stimmrechtsvertreters 
• Handheben und elektronische Mittel des VR-Sekretärs im Saal, der diese Stimmen einsammelt. 

Dies stellt nicht nur den Verwaltungsrat und Stimmrechtsvertreter, sondern auch den Anbieter von elektronischen Mitteln vor Herausforderungen. Denn Letzterer muss alle von den Aktionär:innen sowie Stimmrechtsvertreter:innen und -vertretern real verwendeten Abstimmungsformen und -kanälen im Interesse der Rechtmässigkeit der Beschlussfassung berücksichtigen und die Stimmen wieder in einem Pool zusammenführen, damit eine Auszählung der Ergebnisse möglich ist. 

Es lohnt sich, auf eine ausgeklügelte Lösung zu setzen

Das Bereitstellen einer einzigen Abstimmungsfunktion, die die direkte Stimmabgabe vor und während der GV erlaubt, wird jedoch nicht ausreichen, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Nicht einmal im Falle einer rein virtuellen GV. 

Im Interesse einer höheren Mitwirkungsquote, breiter abgestellter Gesellschaftsbeschlüsse und somit einer starken Corporate Governance lohnt sich für ein Unternehmen die Einführung von Generalversammlungen mit technischen Mittel dennoch allemal. Jedoch ist den Abstimmungspräferenzen der Aktionär:innen und den gestzlichen Anforderungen an rechtmässige GV-Beschlüsse Rechnung zu tragen. 

Konsento hat ausgeklügelte Prozesse und elektronische Mittel entwickelt und dabei grossen Wert auf einfache und intuitive Bedienbarkeit gelegt, um Verwaltungsrat, Aktionär:innen sowie Urkundspersonen bestmöglich zu unterstützen. Die webbasierte Software ist inzwischen aus zahlreichen Generalversammlungen und VR-Sitzungen praxiserprobt und liefert eine solide Grundlage für die öffentliche Beurkundung der dabei gefällten Beschlüsse durch ebenfalls online teilnehmende Urkundspersonen.

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