Die Bedeutung der Meldung der wirtschaftlich Berechtigten an Aktien: Ein Überblick für Verwaltungsräte – Teil 1: Pflichten innerhalb der AG
In der heutigen Unternehmenslandschaft sind Verwaltungsräte von Aktiengesellschaften zunehmend mit komplexen regulatorischen Anforderungen konfrontiert. Eine dieser Anforderungen betrifft die Pflichten im Zusammenhang mit wirtschaftlich berechtigten Personen an Aktien. Diese Pflichten wirken sich für Verwaltungsräte in zweierlei Richtungen aus: zum einen geht es um die Verantwortlichkeiten bei der Umsetzung innerhalb der Aktiengesellschaft selber. Andererseits ergeben sich auch aus den Geschäftsbeziehungen der AG zu Banken Auskunfts- und Mitteilungspflichten, denen die vertretungsberechtigten Personen – in KMUs somit vorab die Mitglieder des Verwaltungsrates – gewissenhaft und korrekt nachkommen müssen.
In einer Blogserie beleuchten wir die Pflichten in Zusammenhang mit der wirtschaftlichen Berechtigung an den Aktien, die innerhalb der Aktiengesellschaft und gegenüber Banken gelten. Ferner wagen wir einen Ausblick auf mögliche zukünftige Entwicklungen der Transparenz juristischer Personen und der wirtschaftlichen Berechtigung.
Als erster Teil dieser Serie soll der vorliegende Blogbeitrag einen Überblick über die Pflichten innerhalb der Aktiengesellschaft vermitteln.
Teil des Regelwerks zur Bekämpfung der Geldwäscherei
Die hier vorgestellten Regeln zur Meldung und Dokumentation der wirtschaftlichen Berechtigung innerhalb der AG sind im Obligationenrecht verankert und stellen einen Bestandteil des gesetzlichen Instrumentariums zur Bekämpfung der Geldwäscherei dar. Die auf diesen Regeln basierenden Abklärungen und Dokumentationen sind die Grundlage für weitergehende Erklärungen an Banken und andere Finanzintermediäre, auf die wir im nächsten Blogbeitrag dieser Serie eingehen werden.
Meldung der wirtschaftlich berechtigten Person bei Aktienerwerb
Sobald ein Aktionär allein oder in gemeinsamer Absprache mit Dritten Aktien einer nicht-börsenkotierten Gesellschaft erwirbt und dabei den Grenzwert von 25% des Aktienkapitals oder der Stimmrechte erreicht oder überschreitet, kommt eine wichtige Meldepflicht zum Tragen: Innerhalb eines Monats muss der Aktionär der Gesellschaft den Vor- und Nachnamen sowie die Adresse der natürlichen Person melden, für die er letztendlich handelt – die sogenannte wirtschaftlich berechtigte Person.
Ist der Aktionär eine juristische Person oder Personengesellschaft, so muss als wirtschaftlich berechtigte Person jede natürliche Person gemeldet werden, die den Aktionär kontrolliert. Da diese Regel deutlich komplexer ist, als auf den ersten Blick anzunehmen ist, werden wir ihr einen separaten Blogbeitrag widmen.
Jede Änderung des Vor- oder Nachnamens oder der Adresse der wirtschaftlich berechtigten Person muss der Aktionär der Gesellschaft innerhalb von drei Monaten melden.
Der Schwellenwert von 25%
Auf den ersten Blick scheint ein Schwellenwert von 25% sehr hoch und gerade bei Aktiengesellschaften mit mehr als einer Handvoll Aktionäre kaum erreichbar. Dabei gilt es jedoch zu berücksichtigen, dass eine “gemeinsame Absprache” bereits dann vorliegt, wenn Gründer oder Unternehmer die gleichen unternehmerischen Ziele verfolgen, Aktionäre einem gemeinsamen Aktionärbindungsvertrag beigetreten sind oder in einem Investorensyndikat zusammengefasst werden. In der Konsequenz bedeutet dies, dass Aktionäre unter Umständen abweichende wirtschaftlich Berechtigte auch dann melden müssen, wenn sie deutlich weniger als 25% der Beteiligungs- oder Stimmrechte der Gesellschaft innehaben.
Ausnahmen von der Meldepflicht
Es gibt jedoch Ausnahmen von dieser Meldepflicht. Wenn die Aktien als Bucheffekten ausgestaltet sind und bei einer Verwahrungsstelle in der Schweiz hinterlegt oder im Hauptregister eingetragen sind, entfällt die Notwendigkeit einer Meldung. In diesem Fall wird die wirtschaftliche Berechtigung an den Aktien direkt durch die Bank festgestellt, die das Depotkonto führt, auf der die fraglichen Aktien verbucht sind.
Verzeichnis der wirtschaftlich berechtigten Personen
Die Gesellschaft ist verpflichtet, ein Verzeichnis über die ihr gemeldeten wirtschaftlich berechtigten Personen zu führen. Dieses Verzeichnis muss den Vor- und Nachnamen sowie die Adresse der betreffenden Personen enthalten und muss zusätzlich zum Aktienregister geführt werden. Es ist von zentraler Bedeutung, dass dieses Verzeichnis ordnungsgemäss gepflegt wird, da die entsprechenden Belege, die einer Meldung zugrunde liegen, auch nach der Streichung der Person aus dem Verzeichnis noch zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Zudem muss das Verzeichnis so geführt werden, dass jederzeit in der Schweiz darauf zugegriffen werden kann.
Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Meldepflichten – für den Aktionär
Die Verletzung der Meldepflichten zieht empfindliche Konsequenzen nach sich und hat insbesondere auch unmittelbare Auswirkungen auf die Rechte des Aktionärs: Solange ein Aktionär seinen Meldepflichten nicht nachkommt, ruhen die mit den Aktien verbundenen Mitgliedschaftsrechte. Dies bedeutet, dass der Aktionär seine Stimmrechte an der Generalversammlung nicht ausüben kann, solange er der Gesellschaft die wirtschaftliche Berechtigung an seinen Aktien nicht mitgeteilt hat.
Auch die Vermögensrechte sind betroffen: Diese können ebenfalls erst geltend gemacht werden, wenn der Aktionär seinen Meldepflichten nachgekommen ist. Sollte der Aktionär seiner Pflicht zur Meldung innerhalb eines Monats nach dem Erwerb der Aktien nicht nachkommen, verwirken seine Vermögensrechte, namentlich seine Dividendenansprüche. Meldet er die wirtschaftlich berechtigte Person jedoch zu einem späteren Zeitpunkt nach, kann er die ab diesem Zeitpunkt entstehenden Vermögensrechte geltend machen.
Aktionäre, die ihren Meldepflichten vorsätzlich nicht nachkommen und absichtlich falsche Angaben machen, werden mit einer Busse von maximal CHF 10’000 bestraft.
Konsequenzen bei Nichteinhaltung – für die Gesellschaft und den Verwaltungsrat
Der Verwaltungsrat trägt die Verantwortung dafür, dass keine Aktionäre unter Verletzung der Meldepflichten ihre Rechte ausüben.
Die unsachgemässe Führung des Aktienbuches oder des Verzeichnisses der gemeldeten wirtschaftlich berechtigten Personen stellt einen Organisationsmangel der Gesellschaft dar. Liegt ein solcher Mangel vor, kann jeder Aktionär, Gläubiger oder der Handelsregisterführer beim Gericht die Anordnung notwendiger Korrekturmassnahmen beantragen. Vorsätzliches Fehlverhalten bei der Führung des Aktienbuches oder des Verzeichnisses der wirtschaftlich Berechtigten, sowie die Verletzung der damit verbundenen gesellschaftsrechtlichen Pflichten, kann mit einer Geldstrafe von bis zu CHF 10’000 geahndet werden. In diesem Zusammenhang wird die Verantwortung für Pflichtverletzungen einer juristischen Person den Mitgliedern des Verwaltungsrats als verantwortlichen natürlichen Personen zugerechnet.
Conclusion
Für Verwaltungsräte ist es von essenzieller Bedeutung, sich der Meldepflichten im Zusammenhang mit wirtschaftlich berechtigten Personen bewusst zu sein und sicherzustellen, dass diese innerhalb der Gesellschaft ordnungsgemäss umgesetzt werden. Insbesondere muss der Verwaltungsrat sicherstellen, dass das Register über die wirtschaftliche Berechtigung alle Aktionäre konsolidiert, die bspw. über einen Aktionärbindungsvertrag oder einen Investorenpool zusammengefasst werden, und dabei die 25%-Schwelle im Auge behalten. In diesem Register müssen nicht nur die von den Aktionären gemeldeten abweichenden wirtschaftlich Berechtigten erfasst werden, sondern sämtliche Aktionäre. Weshalb das so ist, werden wir im nächsten Blogbeitrag dieser Reihe erläutern.
Im Falle von Aktionären, die offensichtlich nicht selbst wirtschaftlich berechtigt sein können (bspw. Aktiengesellschaften oder andere juristische Personen), müssen die Angaben der von ihnen abweichenden wirtschaftlich Berechtigten im Register erfasst werden.
Die Nichteinhaltung dieser Pflichten kann nicht nur zu rechtlichen Konsequenzen führen, sondern auch das Vertrauen in die Integrität der Gesellschaft gefährden. Durch eine proaktive Überwachung und Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben können Verwaltungsräte dazu beitragen, die langfristige Stabilität und den Erfolg ihrer Gesellschaft zu sichern.
Unterstützung bei der korrekten Pflichterfüllung in Zusammenhang mit der wirtschaftlichen Berechtigung
Auf Konsento können Aktiengesellschaften aller Grössen ihr Aktienregister rechtskonform führen und die Aktionäre direkt in die Erhebung und Aktualisierung von Stammdaten einbeziehen. Dazu gehört auch eine einfache und verständliche Erklärung über die wirtschaftliche Berechtigung. Konsento unterstützt Aktiengesellschaften ferner beim Erkennen und Bereinigen von ausstehenden oder offensichtlich falschen Erklärungen und beim Konsolidieren von Schwellenwerten.Kontaktiere uns für ein unverbindliches und kostenloses Beratungsgespräch zur Umsetzung der Pflichten in Zusammenhang mit der wirtschaftlichen Berechtigung.
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