Checkliste: Was bei der Planung einer GV beachtet werden muss
Key Facts
- Frühzeitig Geschäftsbericht und falls nötig (kein Opting-Out) Revisionsbericht erstellen.
- Schaffen der Voraussetzungen für die Verwendung von elektronischen Mitteln, falls die GV online durchgeführt werden soll.
- GV frühzeitig planen und bis spätestens 6 Monate nach Ende des Geschäftsjahres (i.d.R. bis 30. Juni) durchführen (Einberufung durch Verwaltungsrat).
- Organisieren von elektronischen Mitteln zur Durchführung von online GVs bzw. von Raum, Zutrittskontrolle und Stimmenzähler:in bei physischen GVs.
- Formulieren der Traktanden
- Bei geplanten Statutenänderungen (Kapitalerhöhung, Domizilwechsel, usw.) müssen Statutentexte und die Teilnahme einer Urkundsperson organisiert werden.
- Bestellung der Stimmrechtsvertretung und Vorbereiten der Vollmachten und Instruktionen. Dies gilt uneingeschränkt auch für elektronisch durchgeführte Generalversammlungen.
- Spätestens 20 Tage vor dem GV-Termin muss die GV-Einladung inkl. Traktanden und Anträgen (ggf. mit Anhängen) bei den Aktionären eingegangen sein.
- Entgegennahme der Stimmrechtsinstruktionen
- Erstellen und Versand des Protokolls
- Für alle genannten Aufgaben (ohne Geschäfts- und Revisionsbericht) bietet die Konsento-Software einfache und geführte Prozesse und Vorlagen an, welche erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen erzielen und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen erleichtern.
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1. Geschäftsbericht und allenfalls Revisionsbericht erstellen
Nach Abschluss des Geschäftsjahres müssen Jahresrechnung, Jahresbericht und gegebenenfalls die Konzernrechnung erstellt werden. Diese sind von der Revisionsstelle zu prüfen, sofern die Aktiengesellschaft nicht von der Möglichkeit zum Verzicht auf die Revisionsstelle (sog. Opting-Out) Gebrauch gemacht hat. Der entsprechende Revisionsbericht ist in diesem Fall ebenfalls einzuholen.
Der Verwaltungsrat sollte sich intensiv mit dem Geschäftsbericht auseinandersetzen und mögliche Fragen von Aktionär:innen antizipieren und die Antworten darauf vorbereiten.
2. Schaffen der Voraussetzungen für die Verwendung von elektronischen Mitteln
Sofern die Gesellschaft ihre Generalversammlung mit Tagungsort und gleichzeitiger Möglichkeit der online-Teilnahme oder als rein virtuelle Generalversammlung durchführen möchte, verlangt das Gesetz vom Verwaltungsrat, die Verwendung elektronischer Mittel zu regeln. Dies geschieht idealerweise über ein formelles Reglement, das vom Verwaltungsrat erlassen wird.
Mit dieser Regelung muss der Verwaltungsrat sicherstellen, dass
- die Identität der Teilnehmer feststeht;
- die Voten in der Generalversammlung unmittelbar übertragen werden;
- jeder Teilnehmer Anträge stellen und sich an der Diskussion beteiligen kann;
- das Abstimmungsergebnis nicht verfälscht werden kann.
Rein virtuelle Generalversammlungen ohne physischen Versammlungsort setzen ausserdem eine entsprechende statutarische Grundlage voraus, die in einer separaten Generalversammlung geschaffen werden muss.
3. Verwaltungsratsbeschluss zur Einberufung der Generalversammlung
Für die Einberufung der Generalversammlung ist der Verwaltungsrat zuständig. Dieser muss Zeitpunkt, Ort und insbesondere Traktanden und Anträge der Generalversammlung beschliessen. Das Gesetz verlangt, dass die ordentliche Generalversammlung alljährlich innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Geschäftsjahres stattfinden muss.
Um möglichst vielen Aktionär:innen die Mitwirkung zu ermöglichen sollte der Termin so früh wie möglich definiert und den Aktionär:innen mitgeteilt werden. Dieser Schritt erfolgt vor und unabhängig der formellen Einladung an die GV.
4. Organisieren von Raum, Zutrittskontrolle und Stimmenzählung bzw. elektronischen Mitteln
Nachdem der Verwaltungsrat Tagungslokal, Datum und Uhrzeit für die GV bestimmt hat, muss bei physisch oder hybrid abgehaltenen Generalversammlungen der Raum rechtzeitig reserviert sowie Zutrittskontrolle und Stimmenzählung organisiert werden.
Bei virtuellen Generalversammlungen mit einer dafür geeigneten Applikation entfällt dieser Aufwand, da die Versammlung im virtuellen Raum stattfindet und Zutrittskontrolle sowie Stimmenzählung von der Software übernommen werden. Sowohl bei hybriden als auch bei rein virtuellen Generalversammlungen muss rechtzeitig eine dafür geeignete Software evaluiert und aufgesetzt werden. Eine Videokonferenz-Lösung hilft bei der Übertragung von Präsentationen, der Erklärung von Anträgen, Fragen und Diskussionen, ist aber erfahrungsgemäss für sich alleine genommen nicht für die vorgängige Traktandierung, Information der Aktionäre, Instruktion des Stimmrechtsvertreters oder die Durchführung von Abstimmungen geeignet.
5. Formulieren der Traktanden (Verhandlungsgegenständen)
In der Einladung (siehe unten) sind die Traktanden und Anträge bekannt zu geben. Die Traktandenliste umfasst die Verhandlungsgegenstände sowie die Anträge des Verwaltungsrats und der Aktionäre. Aktionäre, die allein oder zusammen Aktien mit einem Nennwert über 1 Mio. CHF halten, können einzelne Gegenstände traktandieren lassen. Traktanden müssen präzise umschrieben sein, damit die Aktionäre wissen, worüber verhandelt und beschlossen werden soll. Spezialisierte GV-Software enthält vorformulierte Vorlagen für Traktanden, so dass der Verwaltungsrat nicht viel Zeit auf Formulierungen verwenden muss.
6. Gegebenenfalls Organisieren von reviderten Statutentexten und Urkundsperson
Per 1.1.2023 ist das revidierte Aktienrecht in Kraft getreten. Dadurch haben davor erlassene Statuten Anpassungs- und Aktualisierungsbedarf erfahren. Die Übergangsbestimmungen des neuen Aktienrechts verlangen, dass ältere Statuten bis 1.1.2025 aktualisiert werden. Ausserdem verlangen Strategie und Geschäftsgang regelmässig Anpassungen an den Statuten. Änderungen müssen rechtzeitig und klar formuliert und der Generalversammlung zusammen mit den anderen Verhandlungsgegenständen zur Genehmigung unterbreitet werden. Wo Beilagen vorhanden sind, sollten diese dem jeweiligen Antrag beigelegt werden. Moderne GV-Tools können mit entsprechenden Vorlagen für die meisten Anwendungsfälle unterstützen und dadurch Zeit und externe Kosten einsparen.
Falls der Generalversammlung Änderungen der Statuten beantragt werden, muss auch eine Urkundsperson organisiert werden. Auf Generalversammlungen spezialisierte Software-Lösungen erinnern den Verwaltungsrat beim Aufsetzen der entsprechenden Traktanden daran.
Soll die Generalversammlung virtuell und ohne Veranstaltungsort durchgeführt werden muss für die Beurkundung ein Notar bestellt werden, der online und kantonsübergreifend beurkunden darf. Spezialisierte Anbieter von GV-Software können bei der Auswahl beratend unterstützen.
7. Bestellen eines Stimmrechtsvertreters und Vorbereiten der Vollmacht
Die Mitwirkung und Stimmabgabe an der GV ist ein unentziehbares Recht der Aktionär:innen. Um die Ausübung dieses Rechts auch dann sicherzustellen, wenn Aktionär:innen nicht selber an der GV teilnehmen können, muss ihnen die Gesellschaft eine Vollmacht für die Vertretung an der GV durch eine Stimmrechtsvertretung und ein Formular für deren Instruktion zustellen. Dies gilt uneingeschränkt auch für hybrid und virtuell durchgeführte Generalversammlungen. Bei diesen können Vollmachtserteiltung und Instruktion der Stimmrechtsvertretung selbstverständlich auch elektronisch innerhalb der entsprechenden Applikation erfolgen. Zu beachten ist jedoch, dass vor der GV direkt, d.h. nicht via Stimmrechtsvertretung abgegebene Stimmen ungültig sind.
Mindestens eine der Stimmrechtsvertreter:innen sollte von der Geschäftsleitung und vom Verwaltungsrat unabhängig sein. Eine Ausnahme von diesem Grundsatz besteht nur bei nicht börsenkotierten Aktiengesellschaften, die virtuelle Generalversammlungen durchführen und eine statuarische Grundlage für den Verzicht auf die Unabhängigkeit der Stimmrechtsvertretung eingeführt haben. In diesem Fall kann die Stimmrechtsvertretung auch aus den Reihen des Verwaltungsrats oder der Geschäftsleitung rekrutiert werden.
Breit abgestützte Entscheide durch die Mitwirkung möglichst vieler Aktionär:innen erfreuen sich hoher Legitimierung, verringern das Risiko von Unstimmigkeiten in Zukunft und stärken die Corporate Governance des Unternehmens. Der Verwaltungsrat sollte deshalb alles daran setzen, dass möglichst viele Aktionär:innen an der GV teilnehmen können. Da aber die wenigsten Aktionär:innen tagsüber die Zeit für die Anreise an den Versammlungsort aufbringen können, sollte der Verwaltungsrat auch elektronische Teilnahmeformen erwägen. Videokonferenz-Applikationen erlauben den Aktionär:innen, einer GV in Echtzeit zu folgen, Fragen zu stellen und ihre Meinung einbringen zu können. Auf Generalversammlungen spezialisierte Software ermöglicht ferner die elektronische Stimmabgabe und automatisierte -auszählung nach der Diskussion. So können sich die Aktionär:innen ihre Meinung nach der Behandlung eines Traktandums bilden bzw. diese bis zur Schliessung des Traktandums notfalls ändern. Die breite Mitwirkung des Aktionariats und eine möglichst fundierte Meinungsbildung sind wesentliche Merkmale einer weit entwickelten Corporate Governance und somit im Interesse der Gesellschaft.
8. Einladung zur Generalversammlung
Die Einladung zur Generalversammlung kann erfolgen, sobald die oben aufgeführten Vorbereitungshandlungen abgeschlossen sind.
Die Einladung muss nach geltendem Aktienrecht mindestens 20 Tage vor der GV bei den Aktionär:innen eingehen. Es ist deshalb empfehlenswert, ausreichend Zeit für die Formulierung und den Versand der Einladung einzuplanen. Ebenso muss unbedingt die statutarisch festgelegte Form der Zustellung berücksichtigt werden.
Die Einladung enthält neben den Informationen zu Ort, Datum und Zeit der Versammlung auch die Traktandenliste und die Anträge des Verwaltungsrats und gegebenenfalls der Aktionär:innen (siehe oben).
9. Entgegennahme von Stimmrechtsinstruktionen
Die durch die Aktionär:innen zurückgesandten Stimmrechtsinstruktionen müssen von der Gesellschaft oder der Stimmrechtsvertreter:in entgegengenommen werden, dürfen aber zur Vermeidung von Interessenskonflikten und Beeinflussungsversuchen vom Verwaltungsrat vor der Versammlung nicht eingesehen werden.
Bei elektronisch durchgeführten Generalversammlungen wird diese Arbeit automatisch von der Software übernommen.
10. Stimmenzählung
Während der Versammlung müssen die vertretenen Aktien und die Beschlussquoren festgestellt sowie die Abstimmungs- und Wahlergebnisse ausgezählt und protokolliert werden.
Sofern die Stimmabgabe elektronisch erfolgt, übernimmt die Software das Auszählen und Dokumentieren dieser Angaben.
11. Protokoll
Während der Durchführung der Generalversammlung ist ein Protokoll zu führen. Darin enthalten sein müssen namentlich die Beschlüsse und die Abstimmungsergebnisse der Generalversammlung.
Seit Anfang Jahr ist die Publikation des Protokolls an eine gesetzliche Frist gebunden: Bei nicht kotierten Aktiengesellschaften muss das Protokoll innerhalb von 30 und bei kotierten sogar innerhalb von 15 Tagen den Aktionär:innen zugänglich gemacht werden. Dies ist insbesondere für nicht börsenkotierte Aktiengesellschaften eine hohe Auflage, da ihnen die Ressourcen zur Erstellung des Protokolls neben den Aufgaben des Tagesgeschäft oftmals fehlen dürfte.
Bei elektronischer Durchführung der Generalversammlung und insbesondere bei elektronischer Stimmabgabe kann eine moderne Software die Erstellung des Protokolls automatisiert vorbereiten und den Zeitaufwand für das Erstellen des Protokolls erheblich verkürzen.
Falls Statutenänderungen beschlossen wurden, muss eine Urkundsperson das Protokoll öffentlich beurkunden.
12. Handelsregisteranmeldungen und -änderungen
Sofern Personalmutationen oder Statutenänderungen beschlossen werden, müssen diese im Handelsregister eingetragen werden. Die Anmeldung muss zeitnah vorgenommen werden. Dies kann entweder an die Urkundsperson oder an eine entsprechende IT-Plattform ausgelagert werden.
Fazit
Bei der Organisation und Durchführung einer Generalversammlung hat der Verwaltungsrat zahlreiche formaljuristische Anforderungen zu beachten. Der Zeitaufwand, den er im Interesse eines reibungslosen Ablaufs der GV in die Vorbereitung investieren muss, ist beachtlich. Falls Statutenänderungen beschlossen werden, kommen beträchtliche Rechtskosten für die Formulierung der jeweiligen Traktanden und Statutentexte hinzu. Die LegalTech Software von Konsento vereinfacht die Organisation und Durchführung von Generalversammlungen durch geführte Prozesse und eingebettetes rechtliches Know-How erheblich: Vorlagen für GV-Traktanden, der automatisierte Versand von Einladungen an Aktionäre, Urkundspersonen und Stimmrechtsvertreter:innen verkürzen den Aufwand für die Organisation der GV auf wenige Minuten. Und elektronische Anmeldung, Instruktion des Stimmrechtsvertreters und Stimmabgabe sowie das automatisierte Erstellen von Protokollentwürfen erlauben auch die Durchführung der GV im Handumdrehen. Gerne stellen wir Dir unsere Lösung in einem persönlichen Gespräch vor.
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