Das Reglement des Verwaltungsrats über elektronische Mittel in der Generalversammlung
Ein Leitfaden für Verwaltungsrät:innen
Seit Anfang Jahr können Generalversammlungen auch als virtuelle oder hybride Versammlungen mit elektronischen Mitteln durchgeführt werden. Mit diesen neuen GV-Formen trägt der Gesetzgeber technischen und gesellschaftlichen Entwicklungen Rechnung und fördert die Teilnahme und Mitwirkung der Aktionäre an Generalversammlungen. Damit Generalversammlungen elektronisch durchgeführt werden können, müssen zwingende gesetzliche Anforderungen erfüllt sein.
Der folgende Blogbeitrag beschreibt die rechtlichen Voraussetzungen für die Verwendung elektronischer Mittel und zeigt Verwaltungsrät:innen auf, wie sie diese erfüllen können.
Die rechtlichen Grundlagen für die Verwendung elektronischer Mittel
Damit eine Aktiengesellschaft ihre Generalversammlung virtuell oder hybrid mit elektronischen Mitteln durchführen kann muss mindestens sichergestellt sein, dass die Identität der Teilnehmer:innen feststeht, die Voten in der Generalversammlung unmittelbar übertragen werden, jede Teilnehmer:in Anträge stellen und sich an der Diskussion beteiligen kann und das Abstimmungsergebnis nicht verfälscht werden kann. Für virtuelle Generalversammlungen gelten darüber hinaus weitere Anforderungen, die wir in einem früheren Blogbeitrag etwas näher beschrieben haben.
Die rechtlichen Grundlagen für diese Pflichten sind im Obligationenrecht verankert.
Die einzelnen Voraussetzungen
Der Verwaltungsrat muss sicherstellen, dass die Identität der Teilnehmenden feststeht. Dabei handelt es sich um das digitale Pendant zur Zutrittskontrolle der physischen Generalversammlung. Damit soll sichergestellt werden, dass nur Träger:innen der Aktionärsrechte Zugang zur Versammlung erhalten und Voten und Abstimmungsergebnisse nicht durch Unbefugte verfälscht werden.
Ferner müssen die Voten der Teilnehmenden unmittelbar übertragen werden. Das Kriterium der Unmittelbarkeit enthält unseres Erachtens zwei Komponenten: zum einen ist dies die Zeitliche, d.h. Fragen der Aktionärinnen müssen während der Behandlung des jeweiligen Traktandums geäussert und sogleich vom Verwaltungsrat entgegengenommen und beantwortet werden können. Weitere Voten müssen gleich im Anschluss dazu abgegeben werden können. Die zweite Komponente bezieht sich auf die Möglichkeit der Aktionär:innen, ihre Voten direkt äussern zu können, ohne dass diese vom Verwaltungsrat zensiert oder herausgefiltert werden können. Das Ziel dieser Voraussetzung besteht darin, den aktiven Meinungsaustausch unter allen Teilnehmenden, ob physisch präsent oder elektronisch zugeschaltet, jederzeit zu ermöglichen.
Inhaltlich eng damit verknüpft ist die dritte Voraussetzung: Jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer muss Anträge stellen und sich an der Diskussion beteiligen können. Diese Voraussetzung bezweckt, dass sich die Aktionär:innen ihre Meinung gestützt auf die Voten des VR und der anderen Aktionär:innen bilden können. Ferner sollen sich alle Teilnehmenden aktiv an der GV beteiligen und Anträge stellen können.
Die vierte Voraussetzung sieht vor, dass das Abstimmungsergebnis nicht verfälscht werden kann. Damit soll verhindert werden, dass die gleichen Aktienstimmen bewusst oder unbewusst mehrfach erfasst werden können, sei dies durch die selbe Person oder bspw. das Zusammenspiel von Aktionär:in und Stimmrechtsvertreter:in. Das damit verfolgte Ziel ist offenkundig.
Mit anderen Worten zusammengefasst muss der Verwaltungsrat auf unsichere elektronische Mittel verzichten, welche für einen interaktiven Meinungsaustausch und korrekte Abstimmungsergebnisse nicht geeignet sind. Die Einhaltung dieser Voraussetzungen muss der Verwaltungsrat vor der Durchführung einer Generalversammlung mit elektronischen Mitteln prüfen.
Wo soll die Verwendung elektronischer Mittel geregelt werden?
Um den Anforderung an Verbindlichkeit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu genügen, empfiehlt es sich, diese Regelungen in einem formellen unternehmensinternen Erlass festzuhalten.
Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, dass die Regelungen zur Verwendung elektronischer Mittel in den Statuten der Aktiengesellschaft festgehalten werden. Dagegen spricht jedoch, dass Statuten wenig Raum für allzu feinmaschige Regeln bieten und für jede Anpassung einen Beschluss der Generalversammlung, der öffentlichen Beurkundung und Anmeldung ans Handelsregister bedürfen.
Mehr Flexibilität bietet ein Reglement des Verwaltungsrates, das grundsätzlich jederzeit von diesem selbst angepasst werden kann, nicht beurkundet und entsprechend auch nicht beim Handelsregister angemeldet werden muss und darüber hinaus mehr Regelungstiefe erlaubt. Entsprechend sieht der gesetzliche Grundsatz auch vor, dass der Verwaltungsrat die Verwendung elektronischer Mittel regelt und dafür verantwortlich zeichnet.
Wo Verwaltungsrät:innen Unterstützung finden
Konsento betreibt Softwarelösungen für Generalversammlungen und Verwaltungsratssitzungen. Vorformulierte Traktanden für Verwaltungsratssitzungen unterstützen das Gremium bei der Vorbereitung von Generalversammlungen, selbstverständlich auch virtuellen und hybriden. Ein spezifisches Traktandum widmet sich dem Erlass eines VR-Reglements zur Durchführung von virtuellen oder hybriden Generalversammlungen. Das Muster eines solchen Reglements, verfasst von Prof. Dr. iur. Roland Müller und Dr. iur. Felix Horber und erstmals publiziert in der Schweizerischen Juristenzeitung SJZ 1/23, steht den Premium-Kunden von Konsento zur Verfügung.
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Bild: pch.vector auf freepik.com
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