Was sind GV mit schriftlicher Stimmabgabe und für welche Aktiengesellschaften sind sie geeignet?
Zustimmung der Aktionäre
Das geltende Aktienrecht sieht vor, dass Beschlüsse der GV schriftlich auf Papier oder elektronischem Weg gefasst werden können. Im Gegensatz zu den anderen GV-Typen ist die persönliche Teilnahme bei den schriftlichen Generalversammlungen nicht möglich.
Die schriftliche Beschlussfassung setzt voraus, dass kein Aktionär die mündliche Beratung verlangt. Die Zustimmung dazu kann entweder stillschweigend erfolgen, indem der Aktionär an der Beschlussfassung durch Zustimmung, Ablehnung oder Enthaltung teilnimmt. Ferner ist eine ausdrückliche Zustimmung zum Zirkularweg auch ohne aktive Teilnahme an der Beschlussfassung möglich.
Urabstimmung und Zirkularbeschluss
Bei schriftlichen GV-Beschlüssen auf Papier oder elektronischem Weg kann zwischen der sogenannten Urabstimmung und dem Zirkularbeschluss unterschieden werden.
Bei der Urabstimmung handelt es sich um einen schriftlichen Mehrheitsbeschluss, an dem nicht zwingend sämtliche Aktionäre teilnehmen müssen. Es sind allerdings die allgemeinen Einberufungsvorschriften für Generalversammlungen anwendbar, d.h. das Antragsrecht und eine mindestens 20-tägige Frist zur Stimmabgabe müssen gewahrt werden. Jeder Aktionär erhält die Abstimmungsunterlagen zusammen mit den Anträgen, die er mit “Ja”, “Nein” oder “Enthaltung” beantworten kann. Entsprechend den vom Gesetz vorgesehenen Beschlussformen “auf Papier oder elektronischem Weg” können die Abstimmungsoptionen auf ein schriftliches Formular gedruckt oder in einem elektronischen Abstimmungstool abgebildet sein. Je nachdem, ob die Abstimmung auf Papier oder mit elektronischen Mitteln durchgeführt wird, müssen die eingegangenen Stimmen manuell oder elektronisch ausgezählt (sog. Erwahrungsbeschluss) und das Ergebnis in einem entsprechenden Protokoll (sog. Erwahrungsprotokoll) festgehalten werden.
Ein Zirkularbeschluss kommt demgegenüber nur mit ausdrücklicher Stimmabgabe aller Aktionäre zustande. Es handelt sich hierbei um eine Sonderform der Universalversammlung. Folglich müssen auch die Einberufungsvorschriften nicht beachtet werden.
Beim Zirkularbeschluss wird lediglich ein vorgefertigtes Protokoll mit dem antizipierten Ergebnis zur Unterschrift verschickt. Dies setzt somit voraus, dass die einstimmige Annahme des Antrags bereits im Voraus bekannt ist. Die Stimmabgabe kann sowohl auf schriftlichem Weg, d.h. mit handschriftlicher Unterzeichnung und postalischer Rück- bzw. Weitersendung des Beschlussantrags, als auch in elektronischer Form, beispielsweise per E-Mail oder in einer PDF-Datei auf einer zentralen Ablage, erfolgen.
Bei Zirkularbeschlüssen auf Papier wird aus Praktikabilitätsgründen meist von einer tatsächlichen Zirkulation desselben Dokuments abgesehen, so dass jeder Aktionär seine Kopie des Protokolls unterzeichnet und an die Gesellschaft zurückschickt, wo die verschiedenen Kopien zusammengenommen werden. Bei elektronischen Zirkularbeschlüssen entfällt diese Problematik, da die elektronischen Unterschriften in einer einzigen Datei geleistet werden können.
Keine statutarische Grundlage notwendig
Im Gegensatz zur virtuellen Generalversammlung ist eine statutarische Grundlage für die schriftliche Beschlussfassung in der GV nicht erforderlich, jedoch empfehlenswert: Bei genauerer Betrachtung stellen sich bei der Abwicklung zahlreiche Folgefragen, auf welche das Gesetz keine oder keine eindeutige Antwort bereithält, insb. betreffend der Zustellung von Anträgen und Informationen an die Aktionäre oder die für die Beantwortung der Anträge zu beachtenden Fristen.
Belege für die Anmeldung ans Handelsregister
Als Beleg für die Beschlussfassung wird dem Handelsregisteramt das Beschlussprotokoll eingereicht, das wie üblich vom Protokollführer und vom Vorsitzenden der Generalversammlung unterzeichnet wird. Die “schriftlichen Stimmabgaben” der Aktionäre oder ein von sämtlichen Aktionären unterzeichneter Zirkularbeschluss sind dem Handelsregisteramt nicht einzureichen, werden jedoch von der Urkundsperson im Rahmen der Beurkundung geprüft. Die ordnungsgemässe Zusammensetzung der Generalversammlung, die Zustimmung der Aktionäre zur Art der Beschlussfassung und der gefällte Beschluss müssen vom Vorsitzenden des Verwaltungsrats im Rahmen der Beurkundung bestätigt werden. Vom Handelsregisteramt werden sie hingegen nicht überprüft.
Fazit
Generalversammlungen mit schriftlicher Beschlussfassung eignen sich nicht für Gesellschaften mit vielen Aktionären, weil jeder einzelne Aktionär das Recht hat, sein Veto gegen diese Durchführungsform einzulegen und stattdessen die mündliche Beratung zu verlangen. Hingegen eignet sich diese pragmatische Form der Generalversammlung ideal für kleinere Aktiengesellschaften und insbesondere für gut antizipierbare Beschlüsse, die aus formellen Gründen gut dokumentiert werden müssen. Für Verwaltungsrat und Aktionäre weisen schriftliche Generalversammlungen den Vorteil auf, dass die Stimmabgaben zeitlich versetzt erfolgen können und kein Stimmrechtsvertreter erforderlich ist. Ein grosser praktischer Nutzen liegt deshalb insbesondere bei Kapitalerhöhungen von Early Stage Startups vor. Schriftliche Beschlüsse mit elektronischen Mitteln sind im Vergleich zur Papierform effizienter, weil keine Abstimmungsbögen verschickt und manuell ausgezählt (Urabstimmung) bzw. keine Protokolle verschickt und handschriftlich unterschrieben (Zirkularbeschluss) werden müssen. Konsento digitalisiert die rechtlichen Aufgaben von Corporate Action und bietet intuitive, zeitsparende und rechtskonforme Lösungen für Generalversammlungen mit elektronischen Mitteln. Kontaktiere uns für eine kostenlose Demo oder registriere Dich hier, um die Premium-Version 30 Tage kostenlos und unverbindlich zu testen.
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