Le règlement du conseil d'administration sur les moyens électroniques lors de l'assemblée générale
Un guide pour les administrateurs
Depuis le début de l'année, les assemblées générales peuvent également être organisées en tant que les assemblées virtuelles ou hybrides utilisant des moyens électroniques peuvent être organisées. Avec ces nouvelles formes d'AG, le législateur tient compte des évolutions techniques et sociales et encourage la participation et la contribution des actionnaires aux assemblées générales. Pour que les assemblées générales puissent être organisées par voie électronique, des exigences légales impératives doivent être remplies.
L'article de blog suivant décrit les conditions légales pour l'utilisation de moyens électroniques et montre aux administrateurs comment ils peuvent les remplir.
Les bases juridiques de l'utilisation des moyens électroniques
Pour qu'une société anonyme puisse tenir son assemblée générale de manière virtuelle ou hybride par des moyens électroniques, il faut au moins garantir que l'identité des participants soit établie, que les votes soient transmis directement lors de l'assemblée générale, que chaque participant puisse déposer des propositions et prendre part à la discussion et que le résultat du vote ne puisse pas être faussé. D'autres exigences s'appliquent également aux assemblées générales virtuelles. précédent article de blog ont décrit un peu plus en détail.
Les bases juridiques de ces obligations sont inscrites dans le Code des obligations.
Les différentes conditions
Le conseil d'administration doit veiller à ce que Identité des participants de l'assemblée générale. Il s'agit du pendant numérique du contrôle d'accès de l'assemblée générale physique. Il s'agit de garantir que seuls les détenteurs des droits d'actionnaires ont accès à l'assemblée et que les votes et les résultats ne sont pas falsifiés par des personnes non autorisées.
En outre, les les votes des participants sont transmis directement. Le critère d'immédiateté comporte à notre avis deux composantes : d'une part, il s'agit de la temporalité, c'est-à-dire que les questions des actionnaires doivent être posées pendant le traitement du point de l'ordre du jour concerné et que le conseil d'administration doit pouvoir les recevoir et y répondre immédiatement. D'autres votes doivent pouvoir être émis immédiatement après. La deuxième composante se rapporte à la possibilité pour les actionnaires de s'exprimer directement, sans que le conseil d'administration ne puisse les censurer ou les filtrer. L'objectif de cette condition est de permettre à tout moment un échange d'opinions actif entre tous les participants, qu'ils soient physiquement présents ou connectés par voie électronique.
La troisième condition est étroitement liée à la première : Chaque participant doit pouvoir faire des propositions et prendre part à la discussion. Cette condition a pour but de permettre aux actionnaires de se forger une opinion sur la base des votes du conseil d'administration et des autres actionnaires. En outre, tous les participants doivent pouvoir prendre part activement à l'AG et faire des propositions.
La quatrième condition prévoit que le résultat du vote ne peut être faussé. Il s'agit d'éviter que les mêmes voix ne soient saisies plusieurs fois, consciemment ou inconsciemment, que ce soit par la même personne ou, par exemple, par l'interaction entre l'actionnaire et le représentant des droits de vote. L'objectif poursuivi est évident.
En d'autres termes, le conseil d'administration doit s'abstenir d'utiliser des moyens électroniques peu sûrs qui ne sont pas adaptés à un échange d'opinions interactif et à des résultats de vote corrects. Le conseil d'administration doit vérifier le respect de ces conditions avant d'organiser une assemblée générale par des moyens électroniques.
Où l'utilisation des moyens électroniques doit-elle être réglementée ?
Pour satisfaire aux exigences de caractère obligatoire, de transparence et de traçabilité, il est recommandé de consigner ces règles dans un décret formel interne à l'entreprise.
En principe, il est possible que les règles relatives à l'utilisation de moyens électroniques soient fixées dans les statuts de la société anonyme. Toutefois, le fait que les statuts offrent peu de place pour des règles trop fines et que toute adaptation nécessite une décision de l'assemblée générale, un acte authentique et une inscription au registre du commerce s'y oppose.
Un règlement du conseil d'administration offre davantage de flexibilité, car il peut être adapté à tout moment par le conseil d'administration lui-même, ne doit pas être authentifié et ne doit donc pas être déclaré au registre du commerce, et permet en outre une plus grande profondeur de réglementation. En conséquence, le principe légal prévoit également que le conseil d'administration règle l'utilisation des moyens électroniques et en assume la responsabilité.
Où les administrateurs peuvent-ils trouver du soutien ?
Konsento exploite des solutions logicielles pour les assemblées générales et les réunions du conseil d'administration. Des ordres du jour préformulés pour les réunions du conseil d'administration aident l'organe à préparer les assemblées générales, y compris bien sûr les assemblées virtuelles et hybrides. Un point spécifique de l'ordre du jour est consacré à l'adoption d'un règlement du conseil d'administration pour la tenue d'assemblées générales virtuelles ou hybrides. Le modèle d'un tel règlement, rédigé par le professeur Roland Müller, docteur en droit, et Felix Horber, docteur en droit, et publié pour la première fois dans la Revue juridique suisse RJS 1/23, est à la disposition des clients Premium de Konsento.
Inscris-toi à notre newsletterpour rester informé sur la gestion de l'entreprise
Image : pch.vector sur freepik.com
Inscris-toi à notre newsletterpour rester informé sur la gestion de l'entreprise.
Ou suis-nous sur les médias sociaux :