Que sont les AG avec vote par correspondance et pour quelles sociétés anonymes sont-elles adaptées ?
Approbation des actionnaires
Le droit des sociétés anonymes en vigueur prévoit que les décisions de l'AG peuvent être prises par écrit, sur papier ou par voie électronique. Contrairement aux autres types d'AG, la participation personnelle aux assemblées générales écrites n'est pas possible.
La prise de décision par écrit suppose qu'aucun actionnaire ne demande une délibération orale. L'accord à ce sujet peut être soit tacite, l'actionnaire participant à la prise de décision en l'approuvant, en la refusant ou en s'abstenant. En outre, il est possible d'approuver expressément la voie circulaire, même sans participation active à la prise de décision.
Vote par correspondance et décision par voie de circulaire
En ce qui concerne les décisions écrites de l'AG sur papier ou par voie électronique, on peut faire la distinction entre ce que l'on appelle le vote par correspondance et le vote par voie circulaire.
Le vote par correspondance est une décision prise à la majorité écrite, à laquelle tous les actionnaires ne doivent pas nécessairement participer. Les règles générales de convocation des assemblées générales s'appliquent toutefois, c'est-à-dire que le droit de présenter des propositions et un délai d'au moins 20 jours pour voter doivent être respectés. Chaque actionnaire reçoit les documents de vote accompagnés des propositions auxquelles il peut répondre par "oui", "non" ou "abstention". Conformément aux formes de résolution "sur papier ou par voie électronique" prévues par la loi, les options de vote peuvent être imprimées sur un formulaire écrit ou représentées dans un outil de vote électronique. Selon que le vote est effectué sur papier ou par voie électronique, les votes reçus doivent être comptés manuellement ou électroniquement (ce que l'on appelle la décision de conservation) et le résultat doit être consigné dans un procès-verbal correspondant (ce que l'on appelle le procès-verbal de conservation).
En revanche, une décision par voie de circulaire n'est prise que si tous les actionnaires votent expressément. Il s'agit d'une forme particulière d'assemblée universelle. Par conséquent, les règles de convocation ne doivent pas non plus être respectées.
Dans le cas d'une décision par voie de circulaire, seul un procès-verbal préétabli contenant le résultat anticipé est envoyé pour signature. Cela suppose donc que l'acceptation unanime de la demande soit connue à l'avance. Le vote peut se faire par écrit, c'est-à-dire avec une signature manuscrite et un renvoi ou une réexpédition postale de la proposition de résolution, ou sous forme électronique, par exemple par e-mail ou dans un fichier PDF sur un dépôt central.
Dans le cas des résolutions circulaires sur papier, on renonce généralement, pour des raisons pratiques, à une circulation effective du même document, de sorte que chaque actionnaire signe sa copie du procès-verbal et la renvoie à la société, où les différentes copies sont regroupées. Dans le cas des résolutions circulaires électroniques, ce problème ne se pose pas, car les signatures électroniques peuvent être apposées dans un seul fichier.
Pas de base statutaire nécessaire
Contrairement à l'assemblée générale virtuelle, une base statutaire n'est pas nécessaire pour la prise de décision écrite en AG, mais elle est recommandée : en y regardant de plus près, de nombreuses questions se posent lors du déroulement, auxquelles la loi ne fournit pas de réponse ou pas de réponse claire, notamment en ce qui concerne l'envoi de propositions et d'informations aux actionnaires ou les délais à respecter pour répondre aux propositions.
Pièces justificatives pour l'inscription au registre du commerce
Le procès-verbal de décision, signé comme d'habitude par le rédacteur du procès-verbal et le président de l'assemblée générale, est remis à l'office du registre du commerce comme preuve de la prise de décision. Les "votes écrits" des actionnaires ou une décision par voie de circulaire signée par tous les actionnaires ne doivent pas être remis à l'office du registre du commerce, mais ils sont vérifiés par l'officier public dans le cadre de l'authentification. La composition régulière de l'assemblée générale, l'accord des actionnaires sur le mode de décision et la décision prise doivent être confirmés par le président du conseil d'administration dans le cadre de l'authentification. Ils ne sont en revanche pas vérifiés par l'office du registre du commerce.
Conclusion
Les assemblées générales avec prise de décision écrite ne conviennent pas aux sociétés comptant de nombreux actionnaires, car chacun d'entre eux a le droit d'opposer son veto à cette forme de mise en œuvre et d'exiger à la place une délibération orale. En revanche, cette forme pragmatique d'assemblée générale est idéale pour les petites sociétés anonymes et notamment pour les décisions faciles à anticiper qui, pour des raisons formelles, doivent être bien documentées. Pour le conseil d'administration et les actionnaires, les assemblées générales écrites présentent l'avantage que les votes peuvent être décalés dans le temps et qu'il n'est pas nécessaire de recourir à un représentant. Elles présentent donc un grand intérêt pratique, notamment pour les augmentations de capital des start-ups en phase de démarrage. Les résolutions écrites par des moyens électroniques sont plus efficaces que les résolutions sur papier, car il n'est pas nécessaire d'envoyer des formulaires de vote et de les compter manuellement (vote par correspondance) ou d'envoyer des procès-verbaux et de les signer à la main (résolution circulaire). Konsento numérise les tâches juridiques de l'action d'entreprise et propose des solutions intuitives, permettant de gagner du temps et conformes à la loi pour les assemblées générales par des moyens électroniques. Contacte-nous pour une démo gratuite ou enregistre-toi icipour tester la version Premium pendant 30 jours gratuitement et sans engagement.
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