Que fait un secrétaire de CA ?
Le ou la secrétaire du conseil d'administration - souvent appelé(e) "corporate secretary" dans la pratique - fait le lien entre le conseil d'administration et la direction et est donc bien plus qu'un rédacteur de procès-verbaux prescrit par la loi. Ils assument des tâches exigeantes et responsables au sein d'une société anonyme (SA), raison pour laquelle ils doivent répondre à des exigences professionnelles élevées. Dans ce blog, nous vous présentons plus en détail le secrétariat du conseil d'administration.
Tâches
Le Code des obligations ne mentionne plus le rôle du secrétariat du CA qu'en relation avec la tenue, prescrite par la loi, du procès-verbal de l'AG et du CA en tant que signataire de ce dernier:in.
Outre la tenue des procès-verbaux, le secrétariat du CA est toutefois responsable de l'organisation et du suivi de l'organe de direction. En font partie la préparation des séances du CA, des comités du CA et des assemblées générales ainsi que des propositions correspondantes, le cas échéant la coordination avec les officiers publics, le contrôle des affaires en suspens, les mutations au registre du commerce ainsi que la gestion opérationnelle du registre des actions et la gestion des règlements et des directives. Selon la taille et la structure de l'entreprise, le secrétariat du CA fait le lien entre la direction et le conseil d'administration.
Secrétaire du CA en tant que secrétaire de l'AG
Comme nous l'avons mentionné au début, le secrétariat du conseil d'administration n'est plus mentionné dans la loi qu'en relation avec la tenue et la signature du procès-verbal de l'AG et du conseil d'administration. Le secrétariat du CA joue un rôle particulier dans la planification, le déroulement et le suivi de l'assemblée générale, qui est de par la loi beaucoup plus formaliste, car il en est également le secrétariat. D'une part, le conseil d'administration est responsable de la convocation correcte et dans les délais de l'assemblée générale. Les points à l'ordre du jour envoyés avec la convocation doivent être juridiquement sûrs et complets. D'autre part, le conseil d'administration est responsable de la détermination des droits de vote dans le cadre de la préparation et doit déterminer le nombre, le type, la valeur nominale et la catégorie des actions représentées au début de l'assemblée. Cela implique également une coordination complexe avec les représentants des droits de vote. Tant pour l'AG virtuelle que pour l'utilisation de moyens électroniques, il faut en outre s'assurer que l'identité des participants est établie et que leurs votes sont transmis immédiatement, et que les actionnaires peuvent déposer des propositions et participer à la discussion. Il convient également de garantir à tout moment l'exactitude des résultats des votes. Le président de l'assemblée, en général le président du conseil d'administration, reste certes responsable du déroulement de l'assemblée. Le secrétariat sera toutefois tenu de garantir le fonctionnement irréprochable de l'AG - jusqu'aux conditions techniques telles que la transmission des images et du son, la garantie d'une bande passante Internet suffisante, le décompte des voix, etc. Enfin, il est responsable de la rédaction du procès-verbal et donc de sa mise à disposition aux actionnaires dans les délais impartis.
Compétences et occupation correcte
Les exigences énumérées ci-dessus indiquent déjà que ce rôle important au sein du conseil d'administration doit également satisfaire à certaines exigences professionnelles. Le secrétaire du conseil d'administration doit notamment connaître les bases juridiques. C'est pourquoi les secrétaires de conseil d'administration ont souvent une formation juridique ou en gestion d'entreprise.
En raison de l'étroite collaboration avec l'organe supérieur de direction et de surveillance, les exigences suivantes sont souvent requises : Discrétion, compétences interpersonnelles et organisationnelles, capacité de compréhension rapide, pensée en réseau et talent d'organisation avec une formation et une formation continue supérieure en gestion d'entreprise ou en droit.
Conclusion
La gestion du secrétariat du conseil d'administration est une tâche exigeante et pleine de responsabilités, qui requiert également des compétences techniques élevées.
Afin de faciliter les tâches du ou de la secrétaire du CA, Konsento a développé une boîte à outils numérique innovante qui simplifie de manière significative la plupart des tâches du ou de la secrétaire du CA, de la tenue du registre des actions aux opérations complexes telles que les augmentations de capital, en passant par l'organisation, la réalisation et la rédaction du procès-verbal des réunions du conseil d'administration et des assemblées générales ou encore l'établissement des attestations fiscales. Contacte-nous pour un entretien d'information sans engagementSi tu as des questions, n'hésite pas à nous contacter afin que nous puissions te montrer comment nous pouvons également soutenir ton secrétariat de CA.
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