Liste de contrôle : Ce dont il faut tenir compte lors de la planification d'une AG
Faits clés
- Préparer suffisamment tôt le rapport de gestion et, si nécessaire (pas d'opting-out), le rapport de révision.
- Créer les conditions pour l'utilisation de moyens électroniques si l'AG doit être organisée en ligne.
- Planifier l'AG suffisamment tôt et l'organiser au plus tard 6 mois après la fin de l'exercice (en général jusqu'au 30 juin) (convocation par le conseil d'administration).
- Organiser des moyens électroniques pour la tenue des AG en ligne ou de la salle, du contrôle d'accès et des scrutateurs:trices lors des AG physiques.
- Formulation de l'ordre du jour
- En cas de modifications statutaires prévues (augmentation de capital, changement de domicile, etc.), il faut organiser des textes de statuts et la participation d'un officier public.
- la désignation du mandataire et la préparation des procurations et des instructions. Cela s'applique également sans restriction aux assemblées générales organisées par voie électronique.
- Au plus tard 20 jours avant la date de l'AG, les actionnaires doivent avoir reçu l'invitation à l'AG, y compris l'ordre du jour et les propositions (le cas échéant, avec des annexes).
- Réception des instructions de vote
- Rédaction et envoi du procès-verbal
- Pour toutes les tâches mentionnées (à l'exception du rapport de gestion et du rapport de révision), le logiciel Konsento propose des processus et des modèles simples et guidés qui permettent de réaliser des économies de temps et d'argent considérables et facilitent le respect des dispositions légales.
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1. établir le rapport de gestion et, le cas échéant, le rapport de révision
Après la clôture de l'exercice, les comptes annuels, le rapport annuel et, le cas échéant, les comptes de groupe doivent être établis. Ils doivent être vérifiés par l'organe de révision, à moins que la société anonyme n'ait fait usage de la possibilité de renoncer à l'organe de révision (ce que l'on appelle l'opting-out). Dans ce cas, le rapport de révision correspondant doit également être demandé.
Le conseil d'administration devrait s'intéresser de près au rapport annuel, anticiper les questions éventuelles des actionnaires et préparer les réponses.
2. créer les conditions nécessaires à l'utilisation de moyens électroniques
Dans la mesure où la société souhaite organiser son assemblée générale avec lieu de réunion et possibilité simultanée de participation en ligne ou sous forme d'assemblée générale purement virtuelle, la loi exige du conseil d'administration qu'il règlemente l'utilisation des moyens électroniques. Dans l'idéal, cela se fait par le biais d'un règlement formel édicté par le conseil d'administration.
Avec cette règle, le conseil d'administration doit s'assurer que
- l'identité des participants est établie ;
- les votes à l'assemblée générale soient transmis directement ;
- chaque participant peut faire des propositions et prendre part à la discussion ;
- le résultat du vote ne puisse pas être faussé.
Les assemblées générales purement virtuelles, sans lieu de réunion physique, nécessitent en outre une base statutaire correspondante, qui doit être créée lors d'une assemblée générale séparée.
3. la décision du conseil d'administration de convoquer l'assemblée générale
Le conseil d'administration est compétent pour convoquer l'assemblée générale. Celui-ci doit décider de la date, du lieu et surtout de l'ordre du jour et des propositions de l'assemblée générale. La loi exige que l'assemblée générale ordinaire se tienne chaque année dans les six mois suivant la fin de l'exercice.
Afin de permettre au plus grand nombre d'actionnaires possible de participer, la date doit être définie et communiquée aux actionnaires le plus tôt possible. Cette étape a lieu avant et indépendamment de l'invitation formelle à l'AG.
4. organiser la salle, le contrôle d'accès et le comptage des voix ou des moyens électroniques
Une fois que le conseil d'administration a fixé le lieu, la date et l'heure de l'AG, il faut, pour les assemblées générales physiques ou hybrides, réserver la salle à temps et organiser le contrôle d'accès et le comptage des voix.
Dans le cas d'assemblées générales virtuelles avec une application appropriée, cette charge de travail est supprimée, car l'assemblée se déroule dans une salle virtuelle et le contrôle d'accès ainsi que le comptage des voix sont pris en charge par le logiciel. Tant pour les assemblées générales hybrides que pour les assemblées générales purement virtuelles, un logiciel adapté doit être évalué et mis en place à temps. Une solution de visioconférence aide à transmettre les présentations, à expliquer les propositions, les questions et les discussions, mais l'expérience montre qu'elle n'est pas adaptée à elle seule à l'établissement préalable de l'ordre du jour, à l'information des actionnaires, à l'instruction du mandataire ou à la réalisation des votes.
5. formuler les points à l'ordre du jour (objets de délibération)
L'ordre du jour et les propositions doivent être communiqués dans la convocation (voir ci-dessous). L'ordre du jour comprend les points à traiter ainsi que les propositions du conseil d'administration et des actionnaires. Les actionnaires qui détiennent, seuls ou ensemble, des actions d'une valeur nominale supérieure à 1 million de CHF peuvent faire inscrire certains points à l'ordre du jour. Les points à l'ordre du jour doivent être décrits de manière précise, afin que les actionnaires sachent sur quoi porteront les négociations et les décisions. Les logiciels spécialisés pour les AG contiennent des modèles préformulés pour les points de l'ordre du jour, de sorte que le conseil d'administration n'a pas besoin de passer beaucoup de temps à les formuler.
6. organiser, le cas échéant, les textes révisés des statuts et la personne chargée de les authentifier
Le droit révisé des sociétés anonymes est entré en vigueur le 1er janvier 2023. Les statuts adoptés avant cette date doivent donc être adaptés et actualisés. Les dispositions transitoires du nouveau droit des sociétés anonymes exigent que les anciens statuts soient mis à jour jusqu'au 1er janvier 2025. En outre, la stratégie et la marche des affaires exigent des adaptations régulières des statuts. Les modifications doivent être formulées clairement et en temps utile et soumises à l'approbation de l'assemblée générale en même temps que les autres points à l'ordre du jour. Lorsque des annexes sont disponibles, elles devraient être jointes à la proposition correspondante. Les outils modernes d'AG peuvent apporter leur aide en proposant des modèles adaptés à la plupart des cas d'application, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les coûts externes.
Si des modifications des statuts sont proposées à l'assemblée générale, il faut également organiser un officier public. Des solutions logicielles spécialisées dans les assemblées générales le rappellent au conseil d'administration lors de la rédaction des points correspondants de l'ordre du jour.
Si l'assemblée générale doit se dérouler virtuellement et sans lieu de réunion, il faut désigner un notaire habilité à authentifier les actes en ligne et dans tous les cantons. Les fournisseurs spécialisés de logiciels d'AG peuvent apporter leur aide et leurs conseils lors du choix.
7) Désignation d'un mandataire et préparation de la procuration
La participation et le vote à l'AG sont des droits inaliénables des actionnaires. Afin de garantir l'exercice de ce droit même lorsque les actionnaires ne peuvent pas participer eux-mêmes à l'AG, la société doit leur remettre une procuration pour la représentation à l'AG par un mandataire ainsi qu'un formulaire pour l'instruction de ce dernier. Cela s'applique également sans restriction aux assemblées générales hybrides et virtuelles. Dans ce cas, l'octroi de la procuration et l'instruction du mandataire peuvent bien entendu aussi se faire par voie électronique dans l'application correspondante. Il convient toutefois de noter que les votes exprimés directement avant l'AG, c'est-à-dire sans passer par une procuration, ne sont pas valables.
Au moins un des représentants devrait être indépendant de la direction et du conseil d'administration. Ce principe ne connaît d'exception que dans les sociétés anonymes non cotées en bourse qui organisent des assemblées générales virtuelles et qui ont introduit une base statutaire pour renoncer à l'indépendance de la représentation des droits de vote. Dans ce cas, la représentation des droits de vote peut également être recrutée parmi les membres du conseil d'administration ou de la direction.
Des décisions largement soutenues par la participation du plus grand nombre possible d'actionnaires jouissent d'une grande légitimité, réduisent le risque de désaccords à l'avenir et renforcent la gouvernance d'entreprise de l'entreprise. Le conseil d'administration devrait donc tout mettre en œuvre pour que le plus grand nombre possible d'actionnaires puissent participer à l'AG. Mais comme peu d'actionnaires ont le temps de se rendre au lieu de l'assemblée pendant la journée, le conseil d'administration devrait aussi envisager des formes de participation électronique. Les applications de vidéoconférence permettent aux actionnaires de suivre l'AG en temps réel, de poser des questions et de donner leur avis. Des logiciels spécialisés dans les assemblées générales permettent en outre de voter électroniquement et d'automatiser le décompte des voix après la discussion. Les actionnaires peuvent ainsi se forger une opinion après le traitement d'un point de l'ordre du jour ou, si nécessaire, la modifier jusqu'à la clôture de ce point. La large participation de l'actionnariat et la formation d'une opinion aussi fondée que possible sont des caractéristiques essentielles d'une gouvernance d'entreprise très développée et sont donc dans l'intérêt de la société.
8. invitation à l'assemblée générale
La convocation à l'assemblée générale peut être envoyée dès que les opérations préparatoires mentionnées ci-dessus sont terminées.
Selon le droit des sociétés en vigueur, l'invitation doit parvenir aux actionnaires au moins 20 jours avant l'AG. Il est donc recommandé de prévoir suffisamment de temps pour la formulation et l'envoi de l'invitation. De même, il faut absolument tenir compte de la forme d'envoi prévue par les statuts.
La convocation contient, outre les informations sur le lieu, la date et l'heure de l'assemblée, l'ordre du jour et les propositions du conseil d'administration et, le cas échéant, des actionnaires (voir ci-dessus).
9. recevoir les instructions de vote
Les instructions de vote renvoyées par les actionnaires doivent être reçues par la société ou le représentant, mais ne peuvent pas être consultées par le conseil d'administration avant l'assemblée afin d'éviter tout conflit d'intérêts et toute tentative d'influence.
Pour les assemblées générales organisées par voie électronique, ce travail est automatiquement pris en charge par le logiciel.
10. comptage des voix
Pendant l'assemblée, les actions représentées et les quorums de décision doivent être déterminés, et les résultats des votes et des élections doivent être comptés et consignés.
Si le vote a lieu par voie électronique, le logiciel se charge de compter et de documenter ces données.
11ème protocole
Un procès-verbal doit être rédigé pendant la tenue de l'assemblée générale. Celui-ci doit contenir notamment les décisions et les résultats des votes de l'assemblée générale.
Depuis le début de l'année, la publication du procès-verbal est soumise à un délai légal : Pour les sociétés anonymes non cotées, le procès-verbal doit être mis à la disposition des actionnaires dans un délai de 30 jours et, pour les sociétés cotées, dans un délai de 15 jours. Il s'agit d'une obligation particulièrement lourde pour les sociétés anonymes non cotées en bourse, car elles n'ont souvent pas les ressources nécessaires pour rédiger le procès-verbal en plus de leurs tâches quotidiennes.
Lorsque l'assemblée générale se déroule par voie électronique, et en particulier lorsque le vote a lieu par voie électronique, un logiciel moderne peut préparer la rédaction du procès-verbal de manière automatisée et réduire considérablement le temps nécessaire à sa rédaction.
Si des modifications des statuts ont été décidées, le procès-verbal doit être établi en la forme authentique par un officier public.
12. inscriptions et modifications au registre du commerce
Si des mutations de personnel ou des modifications de statuts sont décidées, elles doivent être inscrites au registre du commerce. L'inscription doit être effectuée rapidement. Cette tâche peut être confiée soit à l'officier public, soit à une plateforme informatique appropriée.
Conclusion
Lors de l'organisation et de la tenue d'une assemblée générale, le conseil d'administration doit respecter de nombreuses exigences formelles et juridiques. Le temps qu'il doit consacrer à la préparation de l'AG dans l'intérêt de son bon déroulement est considérable. Si des modifications des statuts sont décidées, des frais juridiques considérables s'ajoutent pour la formulation des points à l'ordre du jour et des textes des statuts correspondants. Le logiciel LegalTech de Konsento simplifie considérablement l'organisation et la tenue des assemblées générales grâce à des processus guidés et à un savoir-faire juridique intégré : les modèles de points à l'ordre du jour de l'AG, l'envoi automatisé des convocations aux actionnaires, aux personnes habilitées à dresser des actes authentiques et aux représentants des droits de vote réduisent à quelques minutes le temps nécessaire à l'organisation de l'AG. Et l'inscription électronique, l'instruction du représentant et le vote ainsi que l'établissement automatisé des projets de procès-verbaux permettent également de réaliser l'AG en un tour de main. Nous nous ferons un plaisir de te présenter notre solution lors d'un entretien personnel..
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